7 estrategias para tener un día más productivo
Un buen horario se basa en la estructura, el proceso y la rutina para tener espacio mental, poder concentrarse y hacer las cosas correctas.
A los "expertos" en productividad les encanta decirnos que todos tenemos las mismas 24 horas del día. Pero de lo que no les encanta hablar es de cuán pocos de nosotros tenemos realmente el control de ese tiempo, explica Jory MacKay en un artículo que les compartimos a continuación escrito para RescueTime.
Puedes comenzar el día planeando terminar un proyecto o cumplir con un objetivo solo para dejarte llevar por reuniones, llamadas, correos electrónicos y tareas "urgentes".
Especialmente últimamente, con tantas otras cosas compitiendo por tu atención, tu agenda no debería estar en juego. En cambio, como escribió Annie Dillard, tu horario debe ser el andamio de tus días, una plataforma estable que puedes usar para concentrarte en lo que te importa.
Esto es más que una buena metáfora. Un buen horario no es incierto ni depende de los caprichos de los demás. Se basa en la estructura, el proceso y la rutina de darte espacio mental para concentrarte y hacer las cosas correctas.
Hemos reunido algunas de las formas más prácticas y viables para crear un horario que brinde más estabilidad y apoyo a tu día. Elije el que te funcione o combínalos en tus actividades diarias para concentrarte y tener claridad.
Los 5 elementos centrales de cómo hacer un horario
Antes de comenzar a aprender cómo hacer un horario, debes poder responder una pregunta simple: ¿Cómo es un buen día para tí?
¿Necesitas largos períodos de tiempo ininterrumpido para concentrarte? ¿O prefieres pasar el día en reuniones para intercambiar ideas y colaborar con tus compañeros de trabajo? ¿Quieres dejar de trabajar a las 5 p.m. ¿en punto? ¿O estás feliz de hackear proyectos hasta altas horas de la noche?
Conocer la versión ideal de tu día ayudará a guiar cómo crear un horario que te respalde. También te ayuda a comprender por qué quieres dedicar tiempo de la forma en que lo haces.
Puedes seguir todos los trucos de gestión del tiempo del libro, pero ninguno de ellos importará si no estás trabajando en las cosas correctas.
Por supuesto, no vivimos en un mundo ideal. En cambio, tenemos que tener en cuenta todas las demás cosas que se interponen en el camino de nuestro día ideal.
Tu horario de jornada laboral debe incluir:
Tiempo concentrado para trabajos y tareas importantes. Esto es lo que idealmente llenaría tu día.
Tiempo “Hablado por”. Esto incluye reuniones y otras obligaciones que te imponen otras personas.
Tiempo de trabajo reducido. Este es el trabajo de "mantenimiento" que realizas cada día, como responder correos electrónicos, actualizar documentos, etc.
Romper para recargar.
Rutinas y rituales que nos guíen en nuestras diferentes tareas. Si bien no es exactamente una “tarea”, un buen horario aprovecha ciertas ceremonias para mantenerte con energía, concentrado y avanzando en la dirección correcta.
Ahora que estás listo para crear un programa realista, profundicemos en los métodos que puedes utilizar.
1. TMI (tarea más importante primero)
Esta es probablemente la técnica de programación más subestimada que existe: haz primero el trabajo más importante.
Su TMI (tarea más importante) no será lo único que hagas en el día. Pero debe ser algo que sepas que se cierne sobre ti o que moverá la aguja hacia adelante de una manera significativa.
Hay un montón de buenas razones por las que deberías utilizar el método de programación del TMI:
Genera impulso para tu día. Comenzar con una pequeña victoria es una de las cosas más motivadoras que puedes hacer (según el principio de progreso).
Aprovecha el tiempo "productivo" limitado que tiene cada día. La investigación muestra que tenemos solo 2 horas y 48 minutos de tiempo productivo al día.
Puedes concentrarte cuando es menos probable que las personas te molesten. Por lo general, el comienzo de la jornada laboral es más tranquilo y menos ajetreado.
Te sentirás más realizado al final del día. No importa lo que suceda, sabes que hiciste algo significativo.
Ayuda a establecer tus prioridades y tono para el día. Con lo que comienzas tu día a menudo es lo que terminas haciendo más.
Por supuesto, no siempre es fácil tomarse un tiempo para uno mismo. Por eso, para apoyar atu TMI, debes asegurarte de que sea realmente lo primero que hagas y de que nada más compita por tu atención en ese momento.
Esto significa bloquear el tiempo en tu calendario para trabajar en él (de 30 a 90 minutos es bueno) y tampoco abrir el correo electrónico o el chat antes de comenzar (ahí es donde las prioridades de otras personas toman el control).
Si sabes que también es malo revisar las redes sociales o las noticias por la mañana, es posible que desees configurar un bloqueador de distracciones.
2. Bloqueo de tiempo
El bloqueo de tiempo lleva la idea del TMI aún más lejos al completar todo tu horario con “bloques” de tiempo dedicados para diferentes tareas. Esto significa que comienzas tu día con un horario "completo" con tiempo reservado para:
Trabajo enfocado
Trabajo superficial
Pausas
Un horario con tiempo bloqueado parece intimidante, pero proporciona estructura a tu día. Entonces, ¿por qué alguien querría llenar su agenda a propósito?
Cuando llenas tu agenda con tareas y actividades que deseas hacer, es más difícil para otros robar tu tiempo. En lugar de reaccionar ante las solicitudes externas, sabes exactamente cómo quieres gastar tu tiempo y puedes decir que no más fácilmente.
El secreto para hacer que el bloqueo de tiempo funcione es ser realista pero también reactivo.
Un horario con tiempo bloqueado es solo una plantilla y no está escrito en piedra. Te ayuda a concentrarte en el panorama general en lugar de dejarte arrastrar por tareas "urgentes" y trabajo pesado.
3. La técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es un método de programación relativamente simple que puede funcionar junto con la mayoría de los otros aquí.
Un "Pomodoro" es un bloque de trabajo ininterrumpido de 25 minutos en el que te concentras en una sola tarea, seguida de un descanso de cinco minutos. El objetivo es encadenar de tres a cuatro “sesiones” Pomodoro antes de tomar un largo descanso para recuperarte.
Cuando se trata de cómo hacer un horario con la Técnica Pomodoro, puedes programarlos en un espacio abierto. Por ejemplo, si tienes un bloque de tiempo libre después del almuerzo de 1 p.m. a 3 p.m., puedes dedicarlo a las sesiones Pomodoro.
Al comienzo de la sesión, elije cuatro tareas en las que te concentrarás y luego inicia tu temporizador de trabajo.
Lo bueno de este método es que te ayuda a concentrarte intensamente sin agotarte. Veinticinco minutos es un período de tiempo relativamente corto para bloquear las distracciones. E incluso si solo completas dos durante el día, aún tendrás 50 minutos sólidos de trabajo concentrado.
4. Flujo de energía (sprints de 50 a 90 minutos)
Nuestros niveles de energía no son constantes a lo largo del día (como puede decir cualquiera que haya sufrido la temida depresión de la tarde). En su lugar, seguimos lo que se llama el "Ritmo Ultradiano" de ciclos de 90 minutos donde nuestra energía está en su "pico" antes de que necesitemos tomar un descanso.
Esto significa que hay ciertos momentos durante el día en los que estás naturalmente más alerta y listo para trabajar, y momentos en los que es mejor tomar un descanso.
Una vez que comprendas cuándo tu cuerpo está en su apogeo, puedes comenzar a planificar tu día en torno a este ritmo. Esto significa trabajar en sprints de 50 a 90 minutos antes de tomarse de 20 a 30 minutos para descansar.
Hay algunas formas en las que puedes incorporar este ciclo a tu horario. Si eres más un "creador" y necesitas largos períodos de trabajo enfocado para escribir, diseñar o codificar, puedes programar esos bloques para que funcionen con tus ciclos de energía natural para sacar más provecho de ellos.
Sin embargo, si sus días suelen estar un poco más dispersos, puedes hacer lo contrario y utilizar el ritmo de Ultradian como guía para saber cuándo tomar un descanso.
5. Flujo de tareas
Si bien el ritmo ultradiano se trata de trabajar con tu flujo de energía, también puede trabajar con tu flujo de tareas. Esto significa agrupar trabajos similares para que tu cerebro no tenga que lidiar con tantos cambios de contexto.
Así es como lo describe el autor Paul Jarvis:
“Cuanto más tiempo puedas concentrarte en un solo tipo de tarea, más rápido podrás realizarla. Así que agrupar todos los escritos que tengo que hacer en una mañana significa que puedo escribir de 5 a 6 artículos de una sola vez ".
Incluso puedes distribuir esto durante toda la semana. Por ejemplo, puedes agrupar todo tu trabajo administrativo en un "viernes de recuperación" o reservar todas tus llamadas de ventas para los martes y jueves.
Mientras trabajas por lotes, ten en cuenta tus propios hábitos y preferencias energéticos. Si eres mejor en proyectos creativos por la tarde, entonces agrupa tus tareas relevantes.
6. El método Chatfield
Uno de los mayores desafíos de cualquier método de programación es que somos muy malos para saber cuánto tiempo tomará completar una tarea, incluso si lo hemos hecho en el pasado.
Pero esta es la piedra angular de la gestión del tiempo. Si no calculas correctamente tu tiempo, siempre estarás atrasado en las tareas.
El prolífico comediante, dibujante y actor de voz Jason Chatfield encontró una solución a este problema:
"Tengo el hábito de asegurarme de que al completar una tarea, ajuste el evento del calendario para reflejar el tiempo "real "que tomó. Es decir, puede que haya programado 30 minutos y me tomó una hora ".
Eso en sí mismo es un buen ejercicio, pero aquí es donde este método se vuelve aún más poderoso.
"Luego copio y pego aquellas tareas similares o idénticas que he completado antes cuando estoy programando para la próxima semana".
La mayoría de nosotros tenemos tareas que se repiten cada día o semana. Y este método te permite investigar cuánto tardas realmente en hacerlo.
Si deseas automatizar este proceso, utiliza herramientas digitales para realizar un seguimiento automático de tu tiempo en aplicaciones, sitios web e incluso proyectos específicos. Por ejemplo, si quiero ver cuánto tiempo pasé escribiendo este artículo, puedo mirar mi Informe de actividades y ver.
7. Ráfagas y flujo
La mayoría de nosotros pasamos nuestros días rebotando entre correos electrónicos, chat y nuestro "trabajo principal" (también conocido como el material en la descripción de tu trabajo). De hecho, nuestra investigación encontró que, en promedio, la mayoría de las personas revisan el correo electrónico o el chat cada seis minutos.
Pero esto ejerce una gran presión sobre tu capacidad para realizar sus tareas diarias.
En cambio, comunicarse en ráfagas ayuda a los equipos a ser más productivos y creativos.
En esta técnica de programación, reservaría momentos específicos al día para revisar el correo electrónico y responder a los mensajes de chat. Una buena regla general sería:
Una vez que termines tu TMI
Por la tarde en un momento de poca energía
Esto puede parecer un cambio difícil de hacer, especialmente si eres parte de una cultura de mucha comunicación. Asegúrate de hablar con tu equipo sobre por qué no estarás en línea y cómo pueden comunicarse si hay una verdadera emergencia.
Bonus: el horario A / B
A veces, es mejor programar la semana en lugar de cada día individual.
El horario A / B es una forma de diferenciar tus metas y prioridades cada día. De esta manera, no sentirás culpa por posponer un trabajo importante.
He aquí un ejemplo. Dividir tu tiempo entre las funciones de codificación y la gestión de un equipo puede dividir tu atención. En su lugar, divide tu semana en días con un horario A (codificación) y un horario B (gestión).
Si tu trabajo no se divide claramente en dos categorías, prueba el sistema Free, Focus, Buffer. Esto significa que programas:
Días libres para trabajo personal.
Días de enfoque para el trabajo básico.
Días de reserva para la planificación, administración y otras tareas "urgentes".
Según James Clear: “Los profesionales se apegan al horario. Los aficionados dejan que la vida se interponga ".
Un horario es mucho más que un calendario completo. Es una declaración sobre lo que es importante para ti y lo que merece tu tiempo.
Como escribe el autor de Deep Work, Cal Newport:
“Pasamos gran parte de nuestros días en piloto automático, sin pensar mucho en lo que estamos haciendo con nuestro tiempo. Esto es un problema. Es difícil evitar que lo trivial se cuele en cada rincón de tu agenda si no enfrentas, sin inmutarte, tu equilibrio actual entre trabajo profundo y superficial, y luego adoptas el hábito de hacer una pausa antes de la acción y preguntar, '¿Qué hace que más sentido común ahora? '”
La forma de hacer un horario no tiene que depender de otras personas. Cuanto más control tomes sobre tu tiempo, mejor te sentirás acerca de tu progreso todos los días.
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Fuente: Fast Company /Jory MacKay- RescueTime (Este artículo apareció originalmente en RescueTime y se reimprimó en Fast Company)