¿Qué tienen en común el trabajo en equipo efectivo y la literatura rusa? ¿Por qué es tan exitoso el trabajo en equipo como un matrimonio feliz? ¿Cómo puedes hacer que el trabajo en equipo sea más efectivo?

Empecemos con esta premisa:

Todos los equipos felices son iguales; cada equipo infeliz es infeliz a su manera.

¿Has oído hablar del principio de Anna Karenina? Se deriva de la famosa primera frase de la novela seminal de Leo Tolstoy: “Las familias felices son todas iguales; "Cada familia infeliz es infeliz a su manera".

El principio es el siguiente: para que un matrimonio prospere, debe tener éxito en muchos aspectos diferentes. Si tú y tu pareja discuten sobre el dinero, chocan sobre la crianza de los hijos o difieren en la ideología política, están condenados a la infelicidad, sin importar cuán feliz esté en otras áreas de su relación. En el 340 A.C., Aristóteles enfatizó el mismo principio de manera un poco diferente: "Los hombres son buenos de una manera, pero malos en muchas".

En otras palabras, el éxito no se trata de hacer una sola cosa correctamente, sino de evitar las muchas formas posibles de fallar. El principio de Anna Karenina, popular en ciencia y matemáticas, es válido para muchas cosas de la vida, incluido el trabajo en equipo efectivo.

Si los equipos quieren alcanzar sus metas, cumplir con sus plazos y superar sus KPI, deben tener éxito en todos los aspectos críticos, y evitar todos los escollos comunes.

Entonces, ¿cuál es la receta mágica para un trabajo en equipo eficaz? En los primeros días de la construcción de mondaycom, hablamos con cientos de gerentes y discutimos todas las razones únicas por las que los equipos no están contentos. Descubrimos siete factores que hacen o rompen el éxito de un equipo.

7 secretos para un trabajo en equipo efectivo:

1. Establece metas claras

Imagina que tu y tu equipo están escalando el Monte Everest. Pero en lugar de preparar a tu equipo con anticipación sobre lo que harás y por qué lo haces, simplemente les dices que comiencen a escalar. Y luego dirígelos a dónde ir a continuación. Paso tras paso. Tu equipo se desorienta y queda desmotivado, listo para rendirse cuando el ascenso se dificulta.

Esto es exactamente lo que se siente si no se establecen objetivos claros. Como gerente, terminas repartiendo tarea tras tarea. Las personas no entienden el contexto más amplio de su trabajo y por qué es importante, por lo que sienten que su trabajo es interminable, inútil y agotador. Tu equipo necesita un objetivo específico y medible para poder priorizar lo que es importante, trabajar hacia un resultado definitivo y tener una sensación de logro cuando lo alcancen. Esto nos lleva al punto número dos.

2. Crea transparencia

Si tuviéramos que describir lo que estamos tratando de lograr con monday en una palabra, sería "transparencia". Transparencia significa hacer que todo, toda la información, los números, los planes y los desafíos, sean de fácil acceso para todos en el equipo.

Cuando creas transparencia, puedes aprovechar toda la inteligencia y la motivación de tu equipo. Así todos saben lo que estás haciendo y por qué lo estás haciendo, y entienden cómo hasta la tarea más pequeña encaja en el panorama general. Con transparencia, puedes establecer objetivos claros y lograr que todos los miembros de tu equipo se incorporen. Tienen toda la información que necesitan para hacer su parte para contribuir, e incluso pueden inspirarse para encontrar formas innovadoras y creativas para alcanzar su objetivo.

En simplifica, la transparencia es la esencia del trabajo en equipo efectivo. Por eso nos encanta trabajar con monday, los tableros son un buen lugar para establecer un objetivo, trazar un proceso, asignar la propiedad y hacer un seguimiento de dónde se encuentra todo. Un simple tablero contiene toda la información, y está ahí para que todos la vean ¡Sin confusión y sin reuniones!

3. Decide lo que completarás cada semana

Nadie puede entender en qué consiste un proyecto de tres meses de duración solo con las tareas de las que está compuesto. Pierde la conexión de la realidad cuando comienza a obsesionarse con una jerarquía detallada del proyecto y qué subtarea cae en qué lugar. En la vida real, el trabajo real siempre se planifica por fechas, plazos y asignación de responsabilidades.

La gestión por tiempo es simple, ya que hace una lista detallada de todas las tareas que tu equipo completará esta semana. Asigna la propiedad para dejar en claro quién está haciendo qué. Vuelve a enfatizar tu objetivo y luego ponte a trabajar. Trabajar hacia una fecha límite concreta crea un sentido de urgencia y obliga a tu equipo a tomar decisiones inteligentes para alcanzar sus metas. Como equipo, puedes revisar lo que se ha logrado y celebrar el éxito compartido.

4. Reconoce los logros de las personas

La gran cantidad de estudios científicos muestran que el mayor motivador de las personas no es el dinero, sino el reconocimiento. Felicitarlos con un simple "Gran trabajo" aumenta diez veces la productividad de los empleados.

Pero cuando se marca una tarea como "completa" en una herramienta tradicional de gestión de proyectos, ¿qué sucede? Desaparece. Nadie sabe. Esto mata la motivación de las personas. Ese es el poder de "Realizado" o "Done" en monday: cuando completas una tarea, puedes marcarla como verde. Es increíblemente satisfactorio, e incluso adictivo, marcar todo en verde y ver cómo se alinean todos tus logros al final de cada semana. Y cuando tú y tus compañeros de equipo pueden felicitarse fácilmente por un trabajo bien hecho, no hay mejor manera de construir un trabajo en equipo efectivo.

5. Céntrate en los procesos, no en las tareas

La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos dependen en gran medida de la jerarquía. El problema con eso es que las jerarquías son realmente difíciles de navegar, y siempre hay algunas formas diferentes de construirlas. ¿Cuándo fue la última vez que encontraste un archivo en una carpeta en la computadora de otra persona?

En cambio, es más fácil pensar en pasos y mapearlos en una cuadrícula plana e intuitiva. Cuando hablamos con cientos de gerentes sobre cómo definen el trabajo en equipo efectivo, aprendimos que casi todos usan hojas de cálculo o cuadrículas para administrar su trabajo. Es una forma sencilla de trazar un proceso y, mejor aún, puedes replicarlo para procesos futuros.

6. Realiza un seguimiento visual de tu trabajo

Cuando observas un sistema basado en texto, y todos ellos están basados ​​en texto, necesitas leer para entender dónde están las cosas. Eso es un problema. Como seres humanos, tomamos la información visual mucho más rápido que la información verbal. Por eso los semáforos son colores, no palabras.

monday es completamente visual. Los estados de color te indican inmediatamente si algo está "hecho", "atascado" o "en progreso". Cuando se muestra una pizarra en una pantalla en tu oficina, todos los miembros de tu equipo saben exactamente dónde están las cosas. Las imágenes son efectivas, no están abiertas a la interpretación y son claras para todos.

7. Comunícate en un solo lugar

El correo electrónico, registros, chat, reuniones de personal, llamadas de Zoom: hay infinitas formas de comunicarse. Y, sin embargo, los cables cruzados y los juegos de teléfono descompuesto son un problema continuo para los equipos. El resultado es más reuniones, más correos electrónicos y más tiempo perdido.

Aquí en simplifica, hemos eliminado el correo electrónico casi por completo con monday y hemos centralizado todas las comunicaciones ahí. El beneficio de esto es que todas las actualizaciones están siempre en contexto, y puedes arrastrar y soltar tus archivos directamente en la actualización. Voilá, toda la información que necesitas está allí, visible para todos en tu equipo.

Entonces: ¿Qué hace que el trabajo en equipo sea efectivo?

Al final, el trabajo en equipo efectivo se puede resumir de la siguiente manera: se trata de personas, no de proyectos. Muchas herramientas de gestión de proyectos tratan a las personas como un subproducto o un recurso secundario en medio de la jerarquía de tareas y subtareas. Pero eso es un error.

Cuando te concentras en lo que hace que la gente funcione, lo que los motiva, lo que les resulta natural o agradable, puedes aprovechar todo su potencial para moverse más rápido y lograr cosas increíbles. Y eso es lo que hace que monday sea tan diferente de cualquier otra herramienta de gestión de proyectos en el mercado: se centra en todos los factores reales que realmente contribuyen al trabajo en equipo efectivo.

Fuente: Laura Binder, monday.com