Cómo ahorra el departamento de PMO de Playtech 3 horas / persona por semana usando monday.com



Conoce Playtech


Playtech, fundada en Estonia, es el proveedor de software de juegos en línea más grande del mundo y ofrece soluciones de vanguardia de valor agregado a los operadores líderes de la industria.


Desde el inicio de Playtech en 1999, su enfoque se ha centrado en el desarrollo continuo de los mejores productos y contenido de juegos, y su éxito se basa en sólidas alianzas con sus 60 licenciatarios globales.


La compañía tiene como objetivo eliminar la barrera tecnológica para sus clientes mientras los mantiene a la vanguardia de la innovación. Yossi Shamir, director de proyectos, es uno de los champions que impulsa el motor de ingresos de Playtech, ofreciendo soluciones a los operadores de juegos de todo el mundo.





El reto


Los gerentes de proyecto siempre están pensando en el triángulo de restricciones de la gestión de proyectos: alcance, cronograma y costo. Para asegurarse de que están operando dentro de esas limitaciones, necesitan administrar los proyectos de manera muy efectiva para que los proyectos sigan adelante y los clientes estén satisfechos.


Cuando Yossi se unió a Playtech hace 11 años, los gerentes de proyectos usaban hojas de cálculo, correo electrónico y blocs de notas para administrar innumerables proyectos de clientes. Y funcionó bien, pero con el tiempo, la industria experimentó una transformación digital al optar por el software de gestión de proyectos que funcionara de manera más eficiente. Con este cambio, las expectativas de los clientes comenzaron a cambiar, queriendo actualizaciones más frecuentes y resultados más rápidos.


En los últimos años, Yossi comprendió que finalmente había llegado el momento de que el departamento de proyectos adoptara una solución de gestión de proyectos todo en uno para satisfacer mejor esas demandas.


"Vi que estábamos perdiendo oportunidades para reducir costos, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia. Y se estaba volviendo cada vez más difícil mantenerse al día con las expectativas de los clientes", dice Yossi.



La solución


"Empecé a buscar una plataforma sólida que pudiese dar vida a nuestra metodología bien establecida y gestionar nuestros proyectos, desde el inicio hasta el cierre, todo en un solo lugar, y fue entonces cuando encontré monday.com Work OS", dice Yossi.



Inicio:


Preparando proyectos para el éxito

Antes de comenzar con cualquier proyecto, Yossi y su equipo analizan los proyectos a un nivel muy alto, pensando en qué recursos se necesitan y qué tipo de desarrollos se requieren. Pero no siempre hicieron un seguimiento de las conversaciones en torno a cada proyecto.


“No teníamos una buena manera de realizar un seguimiento de estas discusiones preliminares y, a veces, terminamos reservando recursos solo para descubrir más tarde que el proyecto aún no estaba definido. Así que nos encontraríamos en situaciones desafiantes sin una comprensión clara o un registro de cómo llegamos allí ", dice Yossi.


Con monday, el equipo ahora mantiene un registro claro de las primeras conversaciones sobre todos los proyectos potenciales desde el principio. También mantienen estas discusiones en un tablero diferente separado de donde están sus proyectos activos, por lo que evitan reservar recursos por error.





Alcance:


Optimización del proceso de aprobación de proyectos

Una vez que el equipo marca un proyecto como una oportunidad, se agrega inmediatamente a este tablero de Aprobación de la Administración, donde los gerentes de proyecto analizan el proyecto y comprenden qué recursos se requieren.


Simultáneamente, en segundo plano, el gerente de proyecto calcula el total de los proyectos en el tablero de Presupuesto del Proyecto con fórmulas predefinidas en cada columna que respaldan a Yossi y su equipo con los cálculos de costo de línea base y de costo de estimación.


monday.com permite a los jefes de proyecto calcular los costes de los proyectos de forma mucho más rápida y sencilla que antes con el apoyo de la columna de fórmulas.


“Hay muchos factores que intervienen en los cálculos de costos y hay muchos escenarios diferentes. Por ejemplo, podemos comenzar con la línea de base, que es una solución lista para usar y luego la estimación de costos incluye agregar cualquier desarrollo adicional requerido. Una vez que se calculan las estimaciones de costos, el total se refleja en la junta de Aprobación de la Administración para la primera ronda de aprobaciones ”, dice Yossi.





Planificación:


Obtener una descripción general de alto nivel de todos los proyectos en ejecución

Todos los proyectos activos se agregan a la base de datos de la cartera y, en el momento en que se aprueba, el gerente del proyecto agrega las líneas de tiempo para garantizar que los recursos se reserven según las restricciones conocidas.


"Antes de que se reserven los recursos, el gerente debe volver a aprobar la planificación de recursos y, una vez que recibimos su aprobación, el proyecto pasa a "en progreso" y tenemos una reunión interna para comenzar todo con los equipos relevantes, alineando a todos en todos los detalles del proyecto y asegurando que todos los interesados ​​estén conectados en el momento adecuado ”, dice Yossi.





Empieza a trabajar con plantillas listas para usar


Yossi personalizó una plantilla de monday que los gerentes de proyecto ahora usan para cada nuevo proyecto, lo que les permite comenzar a trabajar en el proyecto mucho más rápido que antes y al mismo tiempo agregar partes externas con facilidad.


“Antes, usábamos un sistema interno que solo podía reflejar información a las personas internamente. No pudimos agregar nada ni a nadie externo al sistema, por lo que comunicarse y coordinar los proyectos fue extremadamente difícil. Con monday.com, tenemos plantillas de proyectos que puedo duplicar fácilmente y ajustar rápidamente para cada nuevo proyecto con el beneficio adicional de poder agregar a nuestros interesados ​​externos para que colaboren con nosotros y sigan el progreso en cualquier etapa ”, dice Yossi.





Trabajando de la manera que más te convenga


Los gerentes de proyecto suelen utilizar el método en cascada mientras trabajan, mientras que los equipos de desarrollo siguen el enfoque ágil. Dado que las metodologías son muy diferentes, los gerentes de proyecto y los desarrolladores tienden a trabajar usando herramientas separadas. El desafío es que mientras el desarrollo está en progreso, el resto de los equipos operativos, así como los clientes, no tienen visibilidad del proceso de ejecución.


"Con Jira integrado en monday, esta es la primera vez que podemos ver fácilmente en qué está trabajando el equipo técnico en tiempo real. Esta integración brinda a los gerentes de proyecto y otros miembros del equipo no técnicos información sobre el progreso de cada desarrollo en en cualquier momento ", dice Yossi.





Control:


Monitoreo de riesgos y problemas con facilidad

Con cualquier proyecto, es crucial eliminar los cuellos de botella que podrían afectar el alcance, el cronograma o el costo del proyecto. "Hay regulaciones que los licenciatarios deben aprobar. Si hay un problema y alguien necesita ser alertado sobre uno de los proyectos, hemos configurado una notificación personalizada que notificará a las personas relevantes para evitar cualquier cuello de botella que cause un proyecto detener ", dice Yossi.


Yossi y su equipo también han configurado un tablero poderoso que muestra los cálculos de costo versus tiempo para que puedan ver fácilmente si existe la posibilidad de que el costo sea más alto que lo que se calculó inicialmente.


"En realidad, esta es la primera vez que podemos presentarle a la gerencia el costo de un proyecto de una manera muy efectiva semana a semana. El gerente de proyecto ahora puede ver en cualquier momento si están operando dentro de los parámetros que establecieron al principio y ajústelo en consecuencia ", dice Yossi.


Cierre:


Tomando decisiones más inteligentes, más rápido

Antes de monday, los líderes de equipo no tenían una manera fácil de administrar y realizar un seguimiento de las contribuciones de recursos externos. Como resultado, la compañía a veces continuaba y pagaba innecesariamente por los servicios hasta que terminaba un proyecto, aunque estos servicios ya no eran realmente necesarios.


"Cuando un proyecto se completa por nuestra parte, todavía tenemos que esperar a que el licenciatario u otro tercero termine su parte. Sin embargo, eso no significa que debamos retener los recursos hasta que se lance el proyecto. Con monday, ahora se nos notifica automáticamente cuando podemos liberar los recursos y hemos ahorrado mucho dinero gracias a ello ", dice Yossi.


"Todos en el departamento de Proyectos están usando monday.com Work OS, que ha mejorado significativamente nuestra comunicación y coordinación con todas las partes interesadas, internas y externas, en torno a los proyectos".
Yossi Shamir
Jefe de Proyectos, Playtech



Fuente: monday.com

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