Cómo configurar un lugar de trabajo virtual y mantener contentos a los trabajadores remotos
Cualquiera que trabaje con un equipo remoto sabe que construir los aspectos básicos de un lugar de trabajo remoto no es una tarea sencilla. Mantener un lugar de trabajo virtual significa que se está renunciando a una parte de la experiencia de la oficina. Entonces, ¿cómo reemplazar la interacción en persona, controlar a los trabajadores remotos y mantener la moral de la empresa desde lejos? Vamos a ver cómo puedes configurar un lugar de trabajo virtual que mantenga a tu equipo remoto productivo, inspirado y comprometido.
¿Qué es un lugar de trabajo virtual o remoto? La definición de lugar de trabajo virtual es cualquier entorno de trabajo que no se base en una ubicación física. Un "lugar de trabajo remoto" también puede referirse a una oficina independiente, como la casa de un trabajador remoto, que está conectada a una empresa a través de Internet. En algunos casos, el término "lugar de trabajo virtual" puede incluir oficinas satélites, pero nos centraremos en entornos virtuales en los que los empleados trabajan desde casa.
¿Cuáles son los pros y los contras de un lugar de trabajo remoto? Los elementos positivos de los lugares de trabajo remotos incluyen: A) Actuación. Un estudio de Stanford encontró que los trabajadores remotos son más productivos cuando están fuera de la oficina, superando al grupo de control en un 13%.
B) Satisfacción del empleado. Una razón por la que los empleados son más productivos con un lugar de trabajo remoto. La investigación encontró que el 71% de los empleados que trabajan de forma remota informaron sentirse felices. Solo el 55% de los trabajadores con destino a la oficina se sintió igual.
C) Costos. Cuando más personas trabajan de forma remota, significa menos tensión en su arrendamiento comercial. En algunos casos, esto puede significar que ni siquiera tienes que mantener un contrato de arrendamiento comercial para administrar tu empresa.
Algunos de los principales desafíos del lugar de trabajo remoto incluyen:
Falta de interacción cara a cara. Los humanos son criaturas sociales, por lo que estar aislados en una oficina en el hogar puede desgastarnos. Si bien los trabajadores remotos expresan más satisfacción cuando trabajan desde su hogar, necesitarán cierta interacción en su empresa.
Organización. La buena noticia es que hay muchas herramientas excelentes que hacen posible el trabajo remoto. La mala noticia: si aún no las has configurado, puede llevarte un tiempo configurar y ejecutarlas.
¿Cómo gestionas un lugar de trabajo virtual? Si nunca lo has hecho, el proceso de pasar a un modelo virtual puede ser intimidante. Estas son algunas de las principales preocupaciones de los gerentes y qué hacer al respecto.
Comunicación Considera reservar algo de tiempo una vez por semana para una "hora feliz virtual". El objetivo: solo comunicación de persona a persona para reducir el estrés de la jornada laboral. En monday.com, hacen cosas como una fiesta de baile virtual (¡con todo y DJ!) Y actividades divertidas para familias como espectáculos de magia y clases de cocina.
Gerencia y supervisión Jason Aten de Inc.com recomienda visitas (virtuales) frecuentes a los empleados. Cuando las cosas parecen ir bien con el trabajo remoto, es fácil olvidar que puede haber trabajadores que se sientan fuera del circuito y no estén seguros de cómo compartir esto con el liderazgo.
Inducción Utilizando el uso compartido en la nube, crea un documento de incorporación al que los empleados actuales puedan acceder en cualquier momento, así como un proceso para recursos humanos remotos. Esto debe incluir información vital para cualquier nuevo trabajador remoto que necesite ponerse al día sobre cómo funciona la empresa. También incorpora a todos en el mismo software, ya que la comunicación funciona más fácilmente cuando tienes un conjunto unificado de herramientas para todos. En monday.com, existe un programa de amigos en el que los nuevos miembros del equipo se emparejan de forma remota con un miembro más veterano del equipo para que actúe como un recurso de preguntas y respuestas y un sistema de soporte integral. Retroalimentación Controlar todo lo que sucede es más difícil en un entorno virtual. Una sesión de revisión o retroalimentación trimestral te ayudará a mantener un contacto constante con los trabajadores remotos que de otro modo no podrían registrarse.
¿Cuál es la mejor tecnología de lugar de trabajo remoto? Para cualquier pregunta que puedas plantear sobre lugares de trabajo remoto, probablemente existe un software que lo aborde. Estas son algunas de las cosas que puedes lograr con la tecnología de trabajo virtual que se integra con monday.com:
A) Seguimiento del progreso del proyecto. Sin una oficina física, no puedes ir al pizarrón y escribir el último progreso para que todos lo vean, pero es posible monitorear el progreso, por ejemplo, con el seguimiento remoto de proyectos.
B) Asignación de tareas. Si estás acostumbrado a una reunión de oficina en la mañana en la que organiza las tareas de todos para el día, aún es posible manejar eso con tecnología remota. Considera crear una lista de verificación de tareas diarias del equipo para simular la misma experiencia.
C) Compartir archivos. No puedes entregar un archivo de una persona a otra, y crear largas cadenas de correo electrónico con archivos puede ser confuso. Comparte una carpeta común de Dropbox que se integra con tu sistema operativo de trabajo para crear la sensación de usar la misma computadora.
¿Existen ejemplos de lugares de trabajo virtuales de los que podemos aprender? Sí: una encuesta de Buffer en 2019 encontró que el 30% de las empresas informan que se ejecutan utilizando un modelo 100% virtual. De hecho, Buffer es una compañía totalmente remota. Es capaz de soportar decenas de miles de clientes SaaS que pagan con un equipo limitado que no depende del trabajo en persona. Las empresas virtuales en el lugar de trabajo son mucho más comunes de lo que imaginas, y hacen un trabajo muy productivo. Pero nunca está de más tener una plantilla en la mano para hacer las cosas virtualmente. Asegúrate de consultar nuestras plantillas de trabajo remoto para incorporar documentos y estrategias para hacer el cambio a una oficina virtual.