Cómo organizar a tu equipo remoto para el éxito: nuestras mejores prácticas
Es posible que estés empacando sus cargadores y dirigiéndote a casa para establecer un campamento en el futuro previsible y no estás solo. Quizá ya trabajas desde casa la mayoría de los días o eres parte de la reciente migración del home office o trabajo remoto. El trabajo remoto significa que tu equipo puede ser virtual, pero tu productividad no necesita serlo. Cambiar a una política de trabajo remoto significa que tú y tu equipo definirán una nueva rutina de espacio de trabajo.
Gracias a la experiencia que tenemos trabajando con equipos remotos hemos hecho un resumen de nuestras mejores prácticas y te compartimos cómo preparar a tu equipo para el éxito.
¿Cómo puedes planear para tener éxito? Un poco de planificación anticipada, incluso cuando no tienes mucho tiempo, ayudará a todos a largo plazo. Puedes dividir la planificación en dos categorías: comunicaciones y operaciones. Ambos son ingredientes importantes que contribuyen al éxito de un equipo remoto, porque superan dos desafíos clave del trabajo a distancia: 1) mantener a todos alineados incluso cuando no están físicamente presentes; 2) asegurarse de que todos tengan las herramientas y la configuración que necesitan para realizar el trabajo.
Encuentre las herramientas digitales adecuadas para tus necesidades de comunicación. Esta puede ser la primera vez que tú o tu equipo cambien a herramientas digitales como su forma principal de comunicación. Existen muchas herramientas que permitirán sus flujos de trabajo y definir qué herramientas están destinadas a cada tipo de comunicación les ahorrará tiempo y molestias a largo plazo. Los equipos remotos exitosos se comunican de manera efectiva y frecuente. Rara vez tendrás dudas o malentendidos de los miembros del equipo debido a la buena práctica de una comunicación clara (a menudo escrita), herramientas habilitadoras y canales abiertos para abordar preguntas persistentes. Debido a la dependencia de las herramientas de comunicación para colaborar, los miembros remotos del equipo son excelentes comunicadores y valoran este importante hábito. Aquí te mostramos cómo comenzar con tus comunicaciones internas:
1. Crea un espacio de comunicación y define tu cadencia para las actualizaciones. Por ejemplo, nuestro equipo usa Slack para preguntas y respuestas rápidas con los miembros del equipo y una comunicación más informal (también conocido como compartir memes). Usamos monday.com para planificar nuestros proyectos, asignar la propiedad y comunicarnos en contexto. Usamos Zoom para reuniones más largas que tradicionalmente tendrían lugar en persona.
2. Define cómo y dónde se rastreará el trabajo. Con todos dispersos, es más importante que nunca definir las expectativas, los objetivos y los plazos. Todos los miembros del equipo deben tener confianza en lo que están trabajando y saber dónde buscar actualizaciones para los proyectos.
3. Definir etiqueta para conversaciones en plataformas digitales. Trabajar desde casa a menudo significa que tú y tu equipo deben esforzarse por definir los límites. Esto podría significar desactivar las notificaciones después de un cierto tiempo, silenciar todas tus plataformas durante las llamadas, o lo que sea definido por tu equipo. Dibujar límites en los que todo el equipo esté de acuerdo evita el agotamiento y garantiza un equilibrio saludable entre la vida laboral y la vida laboral.
4. Se muy explícito en la comunicación con cuándo / cómo / qué esperar. Una vez que finaliza una llamada con tus compañeros de equipo, es mucho más difícil continuar con las preguntas de seguimiento que si estuvieras sentado junto a ellos, así que asegúrate de tener claro quién hace qué y cuándo. Sugiero finalizar cada llamada con un resumen y elementos de acción para garantizar que todos sepan de qué es responsable.
5. Establece plazos y expectativas. Para los líderes de equipo, definir el alcance del trabajo para los próximos ciclos o períodos y programar el tiempo suficiente para monitorear el progreso y reevaluar las prioridades en los intervalos ayudará a mantenerse al día con los objetivos a largo plazo. Crear hábitos que funcionen para ti, como revisiones semanales, puede ayudarte a ser proactivo.
Preparando a tu equipo para el éxito operacional Operacionalmente, tienes dos tareas principales:
1. Una lista de las cosas físicas que tu equipo necesitará mientras trabaja desde casa. La lista debe incluir una visión organizacional seguida de cualquier número de elementos. Tu visión servirá para guiar el viaje de transición y definir cómo funcionará tu equipo como un equipo remoto exitoso. Puede ser tan simple como algunas preguntas y respuestas enumeradas que describen el día a día de tu equipo como un equipo distribuido con el propósito de ilustrar la nueva dinámica del grupo. Describe las funciones de lo que hará tu equipo e incluye detalles de "cómo". La lista de elementos puede incluir cualquier cantidad de elementos funcionales e intangibles. Considera lo que tu equipo podría necesitar para realizarlo con éxito. ¿Necesitas una silla de escritorio o hardware adicional? ¿Actualizar la conexión de banda ancha? Piensa en cualquier cosa que tu equipo tenga en una oficina que les permita hacer su trabajo y encuentren la manera de hacerlo en su nuevo espacio remoto. 2. Define qué información va a qué herramientas y otorga el acceso apropiado. Al definir qué herramientas se utilizarán para albergar cada tipo de comunicación e información, volver y encontrar lo que estás buscando será mucho más simple. Otorgar el acceso correcto a cada miembro del equipo evitará cuellos de botella debido al acceso limitado y al hacinamiento de la información que puede provenir de demasiado acceso gratuito.
¿Cómo se ve el éxito remoto continuo? En tus primeros días de trabajo remoto, considera qué áreas de comunicación pueden mejorarse y modifica tu visión organizacional para corregirla. Aquí es donde usar las herramientas de habilitación es clave. La gestión del tiempo también será una habilidad agudizada por el trabajo remoto, especialmente en los esfuerzos de colaboración. Aprovecha al máximo las plataformas digitales para mantenerte comprometido, conectado y sincronizado con su equipo. Los gerentes, no adopten una sola "visión" de lo que será un trabajo remoto exitoso, sino que describen las prácticas y funciones centrales de su visión y el "cómo" se formará a través de la iteración y la discusión de lo que está funcionando para su equipo. Algunos de los pros y los contras de trabajar de forma remota pueden surgir el día 1 o el día 100, ¡y es perfectamente normal modificar tu espacio de trabajo en todo momento!
Te invitamos a experimentar y ver qué funciona mejor para ti y tu equipo. Tener una comunicación abierta con tu equipo, trabajar juntos para definir las expectativas temprano y aceptar mejoras continuas en tu horario de trabajo remoto serán la clave para el éxito remoto continuo.
Fuente: monday.com