Comunícate de forma eficaz con tu equipo remoto y dile adiós a la sobrecarga de reuniones virtuales

Durante los últimos meses, las regulaciones de distanciamiento social han obligado a las empresas, tanto grandes como pequeñas, a trabajar de forma remota y establecer una nueva cultura del trabajo remoto. Afortunadamente, la tecnología nos ha dotado de una amplia gama de canales de comunicación virtual para que todo esto sea posible.

Sin embargo, por muy afortunados que somos, muchos encuentran que la transición de la comunicación cara a cara a la comunicación remota es un gran desafío.

La sorprendente verdad es que muchos de los problemas que se encuentran en un entorno de trabajo remoto no se deben a la falta de comunicación, sino a un exceso.

Pero antes de sumergirnos en los desafíos y las soluciones de la comunicación virtual, démosle una definición.

¿Qué es la comunicación virtual?

La comunicación virtual o remota es cualquier forma de comunicación que utiliza la tecnología para llegar a personas que no están físicamente presentes frente a nosotros. Esto puede ser cualquier cosa, desde videoconferencias, llamadas telefónicas, chats, etc.

La comunicación virtual siempre ha existido, pero en el mundo actual de distanciamiento social, muchos profesionales están experimentando una curva de aprendizaje empinada (y a menudo dolorosa) cuando dependen únicamente de ella en su vida cotidiana.

El reto

Si bien a muchos les preocupaba la falta de comunicación en un entorno de trabajo remoto, el problema que hemos visto surgir en los últimos meses es en realidad una sobrecarga abrumadora de reuniones virtuales y lo que ahora se denomina "fatiga de las videoconferencias".

Si también estás experimentando esto, no te preocupes. Todavía hay mucho tiempo para hacer retroceder el péndulo y lograr el equilibrio de comunicación adecuado para tu equipo.

Las soluciones

El Informe Wundamail Work from Home 2020 concluyó que más de la mitad de sus participantes desearían tener menos reuniones virtuales para lograr períodos más largos de trabajo ininterrumpido.

Si bien el impulso de "comunicarse en exceso" cuando se trabaja desde lejos es completamente comprensible, la mayoría de las veces puedes reducir fácilmente el exceso de reuniones.

Aquí hay 5 formas en que tu equipo remoto puede lograr esto:

1. Utiliza diferentes herramientas de comunicación virtual

Hay un momento y un lugar para todo, y eso también se aplica a todas sus herramientas de comunicación remota. Puedes optimizar tu comunicación remota designando canales específicos para diferentes tipos de comunicación.

Si bien las reuniones por video y por teléfono son necesarias en ciertas ocasiones, hay innumerables situaciones en las que las formas menos disruptivas de comunicación virtual funcionarán bien.

¿Tienes una pregunta rápida? ¿Olvidaste mencionar algo en la reunión? Para eso están las aplicaciones de chat. Desde Slack hasta Google Hangouts, no faltan plataformas de chat fáciles de usar para ayudar a tu equipo a mantenerse conectado.

¿Y recuerdas los correos electrónicos? Aún siendo un modo de comunicación completamente aceptable, los correos electrónicos son excelentes para memorandos más largos y detallados que a menudo pueden reemplazar una reunión innecesaria.

2. Perfecciona tus habilidades de comunicación remota

Al igual que la comunicación cara a cara, la comunicación remota requiere un cierto conjunto de habilidades interpersonales y estratégicas. Estas habilidades pueden ay a reducir las reuniones virtuales prolongadas o al menos hacerlas más efectivas.

Ejemplos de habilidades de comunicación virtual:

• Usar los canales adecuados en el momento adecuado

• Llegar proactivamente cuando sea necesario

• Estar preparado y concentrado durante las videoconferencias

• Responder a los mensajes dentro de un período de tiempo razonable

La de comunicación virtual perfecta no sucederá de la noche a la mañana, así que sé paciente. La mejor manera de lograr que todo tu equipo participe es marcando la pauta y liderando con el ejemplo.

3. Genera una responsabilidad visible con la comunicación del equipo en contexto

Es completamente posible mantener a los miembros de tu equipo al día y al tanto de sus responsabilidades sin reuniones y ni microgestión remota.

Para caminar esa delgada línea entre la comunicación excesiva y el desorden total, la mejor solución es utilizar sistemas operativos de trabajo, como Work OS de mondaycom. Los tableros de proyectos organizados permiten a los empleados colaborar en proyectos multifuncionales sin perturbar el flujo de trabajo de los demás.

Tener una vista panorámica de lo que sucede en tu equipo en todo momento te permite evitar las reuniones constantes que son perjudiciales tanto para la productividad como para la moral del equipo.

4. Identifica las ventajas y desventajas de la comunicación remota.

Demasiadas reuniones virtuales a menudo se deben a un intento de replicar la experiencia de comunicación de un espacio de trabajo físico. Comprender las ventajas y desventajas de la comunicación virtual desde el principio te ayudará a construir una estrategia más informada.

Aquí están algunos ejemplos:

Ventajas

• Flexibilidad: las zonas horarias y las ubicaciones ya no son un problema. La comunicación virtual nos permite llegar a los miembros del equipo en cualquier momento y en cualquier lugar.

• Intención: cuando se trabaja de forma remota, todas las interacciones son intencionales y premeditadas, evitando la política de la oficina y la charla distractora que suele suceder en un espacio de trabajo físico.

• Registros: a diferencia de las discusiones improvisadas en los pasillos, la comunicación virtual mantiene todas las interacciones con un registro para que siempre puedas volver para ver si se perdió algo.

Desventajas

• Indicadores no verbales: incluso en los chats de video, el lenguaje corporal y el tono de voz no siempre se traducen por completo. Necesitamos reconocer esto y hacer un esfuerzo adicional para verbalizar nuestros sentimientos.

• Sin vínculos con los empleados: es difícil establecer una relación, especialmente con los nuevos empleados, sin pausas para el café y bromas. Esto se puede resolver abriendo grupos de chat con el único propósito de una conversación informal, como fotos de comida, gifs y, por supuesto, memes de gatos.

• Problemas técnicos: incluso en la época actual, somos susceptibles a un servicio deficiente, un hardware defectuoso e innumerables problemas más. Es importante estar preparado y ser paciente durante estos casos.

5. Sigue ajustando tu estrategia

La palabra clave cuando se trata de comunicación remota y virtual es "ajuste". Una vez que tengas una estrategia inicial implementada y evites recurrir a las reuniones virtuales casi de manera automática, podrás adoptar las mejores prácticas para tu equipo y para cada miembro del mismo. Trabajar con plantillas de Work OS probadas, como la que se muestra a continuación, es una excelente manera de aprender de los demás y ajustar continuamente el flujo de trabajo.

Mejorar la comunicación virtual es un proceso en constante evolución, así que asegúrate de mantener la mente abierta y agradecer las sugerencias de otros miembros del equipo.

Artículo original: monday.com