Conoce a Entrepreneur
Con sede en Irvine, CA, Entrepreneur es la principal fuente de medios impresos y en línea para todo lo relacionado con las pequeñas empresas, que ofrece inspiración e información sobre marketing, gestión, tecnología, las últimas tendencias y estrategias.
Deepa Shah es la vicepresidenta de innovación y supervisa los equipos de ventas y servicios al cliente de Entrepreneur. Los equipos se distribuyen en los Estados Unidos, incluidos Atlanta, Texas, Detroit, así como en regiones que incluyen las costas del Medio Oeste, Oeste y Este.
El reto
Deepa realmente necesitaba un sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) que le permitiera a su equipo rastrear su canal de ventas de una manera fácilmente personalizable que permitiera vistas anuales, mensuales, por vendedor o por territorio. La mayoría de los CRM tenían algo de lo que necesitaba, pero no todo o carecían de capacidades de personalización.
"He trabajado en varios editores y, en todos los lugares a los que iba, siempre estábamos limitados a realizar un seguimiento de nuestras campañas de ventas por mes. En Entrepreneur, también queremos poder realizar un seguimiento de las campañas por vendedor; por agencia; por marca. Y, también, poder sumar todos los números al final del año. Y nunca he podido encontrar un CRM que fuera lo suficientemente flexible como para permitirme hacer eso ".
Durante años, el equipo de emprendedores confió en Google Sheets para administrar y rastrear su canal de ventas, pero mantenerse actualizado era muy laborioso. Se requirió que otro miembro del equipo configurara fórmulas codificadas por colores específicas que requirieron mucho tiempo y esfuerzo para crear y mantener. Y debido a que todos los datos se ingresaron manualmente, existía una alta probabilidad de que ocurriera un error humano.
Al final, las hojas de cálculo mostraron los números, pero no incluyeron otros detalles importantes como quién está trabajando en qué, cómo funcionan las divisiones o registros de llamadas con los clientes.
“Nuestro director ejecutivo siempre está de viaje, por lo que revisar hojas de cálculo no es una forma conveniente de mantenerse informado. En cambio, nuestro presidente miraba esa hoja de cálculo, le hacía preguntas al jefe de ventas como, 'Oye, ¿qué está pasando con esta campaña?', Y nuestro jefe de ventas respondía, 'déjame llamar a un vendedor y averiguarlo'. Y luego intentaría que el vendedor hablara por teléfono para explicarle lo que estaba pasando. Y esta conversación sucedería para cada informe ".
Confiar en hojas de cálculo demostró no ser mejor que los otros CRM que usaban anteriormente, por lo que era hora de que Deepa volviera a su búsqueda para encontrar un CRM flexible que se adaptara a las necesidades de su equipo.
La solución
¿Por qué monday.com?
Deepa se encontró con monday.com por casualidad en una promoción de boletín. El anuncio le llamó la atención y decidió probar la plataforma. "Cuando probé por primera vez monday.com, pensé que esto era exactamente lo que quería", dice Deepa.
Personalización de aplicaciones de flujo de trabajo con la funcionalidad de arrastrar y soltar
El equipo de ventas tiene varias aplicaciones de flujo de trabajo para su canal de ventas. Cada aplicación de flujo de trabajo contiene varios grupos que representan diferentes segmentos en su proceso de ventas, que se desglosan por porcentajes: 100% (ganado), 90% (contrato enviado), 75% (negociación), 50% (prospectos) y 25%. (Solicitud de propuesta enviada (RFP)).
"Ahora, cada vez que un vendedor envía una RFP, ingresa la oportunidad en el grupo del 25% en monday y luego, a medida que avanza la conversación, mueve esa oportunidad hacia arriba en la"cadena"de diferentes grupos porcentuales y, con suerte, alcanza el 100% grupo indicando que ganamos el trato. Y, si no lo ganamos, lo arrastramos a una agrupación de 'perdidos' ”, dice Deepa.
Cada oportunidad también se divide en diferentes tipos de columnas que representan el representante de ventas asignado, el estado de la etapa, las ubicaciones vendidas y el tamaño del trato, que luego se desglosa por mes.
Transición perfecta a Trabajar desde casa (FMH)
Como la mayoría de las empresas de todo el mundo, Entrepreneur pidió recientemente a todos en sus oficinas de Nueva York e Irvine que trabajaran desde casa durante la pandemia de COVID-19.
“La transición para trabajar desde casa ha sido bastante fluida y todavía estamos trabajando mucho”, dice Deepa. “Puedo ver la diferencia en cómo el equipo de ventas de Nueva York usa ahora monday.com trabajando de forma remota. Antes de la transición, algunos no siempre tenían la plataforma abierta, y ahora la tienen abierta todo el tiempo, verificando qué hay en su proceso y registrando sus conversaciones con los clientes ".
Todo el mundo sabe quién está asignado a qué cliente y dónde se encuentran en el proceso de ventas, y cualquiera puede entrar y ver dónde están las cosas.
Cómo registrar todas las conversaciones de los clientes
Con la reciente transición a la FMH, todos los miembros del equipo de ventas están trabajando dentro de la plataforma más que nunca.
“Vemos mucha más actividad cuando se trata de que el equipo de ventas mantenga todo actualizado en monday. Todo el mundo está iniciando sus conversaciones con los clientes, escribiendo incluso más notas de las que necesitaríamos, lo cual es genial para nosotros ”, dice Deepa.
Ahora, cada vez que alguien ingresa a monday para revisar el flujo de ventas, puede ver exactamente lo que se discutió en la última llamada con un cliente para obtener una imagen precisa de dónde están las cosas y cómo están progresando las oportunidades.
Acceso rápido a información crítica sobre la marcha
“Por lo general, cuatro o cinco empresas están compitiendo por el mismo negocio. La empresa que se comunica con el cliente con la información más rápido es la primera en presentarla. Y por lo general, si les gusta lo que escuchan, los primeros en presentar al cliente son los que ganan el negocio ”, dice Deepa.
La aplicación móvil de monday permite al equipo de ventas ingresar sus notas de la reunión donde sea que se encuentren en actualizaciones en tiempo real en su tablero. El equipo de servicio al cliente puede ver cualquier pregunta y solicitud en tiempo real y comenzar a trabajar en la actualización de la garantía y redactar respuestas para el cliente antes de que el vendedor incluso regrese a la oficina.
La aplicación móvil permite a Entrepreneur responder rápidamente a los clientes y mostrar su excelente equipo de servicio al cliente y el apoyo que pueden brindar, lo que a menudo les ha valido el negocio.
Generar informes de rendimiento de ventas de forma rápida y sencilla
La gerencia de nivel superior ahora tiene una visión general clara de todo el proceso de ventas.
“Todos los datos de los tableros se resumen en un solo tablero que nuestro presidente y director de ventas utilizan para ver las oportunidades totales que hemos ganado y revisar lo que está en proceso en las diferentes etapas de ventas.
Y luego, pueden ver un desglose mensual de qué tan bien los miembros del equipo de ventas están progresando hacia sus objetivos mensuales. Si quieren ver una vista detallada, pueden hacer clic en ella y ver qué hay en qué segmento de canalización de ventas y el vendedor junto a la oportunidad ", dice Deepa.
Lograr el equilibrio entre la FMH y la vida
“Actualmente trabajo desde casa y tengo un hijo al que también debo cuidar durante todo el día. Entonces, desafortunadamente, ya no es un día típico de 9 a 5 en el que puedo trabajar directamente. Tengo que parar varias veces al día para alimentar a mi hijo, acostarlo para que duerma la siesta y jugar con él.
Pero, debido a que puedo organizar mis paneles los lunes, mi semana está preparada para el éxito porque todos confían en monday.com en lugar de en mí para sus preguntas. Pueden simplemente mirar los paneles y encontrar respuestas por sí mismos rápida y fácilmente, lo que me ahorra tiempo y hace mi vida un poco más fácil ”, dice Deepa.
"La transición para trabajar desde casa ha sido perfecta y todavía estamos trabajando mucho".
Deepa Shah
Vicepresidente de Innovación, Emprendedor
Fuente: monday.com
https://monday.com/customers/entrepreneur