La planeación de un evento para tu empresa puede parecer una tarea titánica. Encontrar el lugar adecuado, ajustarse a un presupuesto razonable, rastrear la asistencia y asegurarse de que todo salga bien, requiere de una detallada organización que podría parecer imposible. Pero no lo es.
Entonces, ¿Cómo dar seguimiento a todo? Las notas adhesivas, los archivos en Excel y un calendario de pared están muy bien para la gestión de eventos de la empresa, pero siempre mantienen todo bajo control.
Necesitas una solución que te permita profundizar en todos los detalles esenciales, pero que también te ayude a enfocarte en el panorama general. Con la herramienta adecuada, puedes priorizar lo que es importante, ver cómo encajan todas las partes y, lo más importante, tener la tranquilidad de que nada se te va de las manos.
Para eso te presentamos monday.com, una herramienta pensada para equipos de todos los tipos y tamaños, y una solución perfecta para la planeación de cualquier evento.
5 etapas para planear un evento en el mismo tablero
1. El inicio de la planeación del evento
Es importante que a la hora de comenzar a gestionar un evento te preguntes ¿Cuál es el objetivo del evento? ¿Quién es la audiencia? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cuando quieres que se lleve a cabo? Todo esto son puntos clave que deberás resolver primero. Esta plantilla incluye una lista de verificación de todos los problemas más comunes que enfrentan los planificadores de eventos, pero puedes personalizarla y agregar tus objetivos importantes.
2. Planear el presupuesto del evento
Todo se resume en dinero y costos. Pregúntate ¿Cuál es tu presupuesto? ¿Cuánto costará todo? ¿Estás por encima del presupuesto o por debajo del presupuesto? ¿Puedes aprender de los éxitos o fracasos pasados?
3. Plan de alimentos y bebidas
Generalmente se ofrece a los asistentes algo para comer y beber, aunque esto dependerá del tipo de evento que estés pensando. En el tablero puedes dar seguimiento de las preferencias, restricciones de dieta, opciones de banquetes y cualquier otra cosa que debas considerar para consentir el paladar de tus invitados.
4. Planificación de la promoción del evento
Una buena planeación es clave para asegurar la asistencia de tus invitados, siempre y cuando se promocione bien. Asegúrate de hacer lo necesario para correr la voz sobre el evento. Puedes hacer pósters, anunciarlo en redes sociales o enviar invitaciones por correo electrónico.
5. Asignación de roles
Por último, pero no menos importante, deja claro quién hace qué: las responsabilidades. monday.com te permite asignar diferentes tareas a los miembros de tu equipo a través de la columna de "personas". Ellos recibirán una notificación instantánea, y estarán enterados de todo con un solo vistazo a la herramienta. De esta forma es muy fácil asegurarte que todo lo necesario para tu evento está distribuido y listo para llevarse a cabo.
Con una poco de organización y la herramienta adecuada, la planificación de eventos no necesita ser un dolor de cabeza. ¡Buena suerte con tu próximo evento y cuéntanos cómo te va!
Fuente: monday.com