Gestión de proyectos: El método Ágil explicado


por TODOS NOSOTROS EN MONDAY.COM y SIMPLIFICA.BIZ


De manera abrumadora, el mundo se está volviendo ágil: un enorme 71% de las organizaciones han adoptado metodologías ágiles, y el 90% de los proyectos ágiles tienen un tiempo de puesta en marcha más rápido que el promedio de la gestión de proyectos tradicional. Un factor clave para el éxito de Agile es un enfoque diferente en la planificación.


¿Qué es la planificación ágil?

La planificación ágil es un método de planificación de proyectos que calcula el trabajo utilizando unidades de trabajo autocontenidas llamadas iteraciones o sprints . Los sprints son períodos de 1 a 3 semanas en los que un equipo se enfoca en un pequeño conjunto de elementos de trabajo y tiene como objetivo completarlos. La planificación ágil define qué elementos se realizan en cada sprint, y crea un proceso repetible, para ayudar a los equipos a saber cuánto pueden lograr.


¿En qué se diferencia la planificación ágil y la estimación?

Agile desglosa el desarrollo de software en unidades pequeñas e independientes que pueden entregar valor a un cliente. Los equipos no intentan planificar el "gran producto" a la vez. Planifican lo que pueden lograr para satisfacer a un cliente en un corto período de tiempo.

En esta publicación, proporcionamos una guía paso a paso para desglosar su proyecto y planificar en pequeñas iteraciones, para entregar de manera confiable en todo momento.


4 componentes esenciales


1. Un plan de proyecto ágil se divide en lanzamientos y sprints.

Los planificadores ágiles definen un lanzamiento, que implica crear un nuevo producto o actualizar sustancialmente un producto existente. Cada lanzamiento se divide en varias iteraciones, también llamadas sprints . Cada sprint tiene una duración fija, generalmente de 1 a 2 semanas, y el equipo tiene una lista predefinida de elementos de trabajo para trabajar en cada sprint. Los elementos de trabajo se llaman historias de usuario .


El plan de lanzamiento se divide en varias iteraciones (sprints) que incluyen historias de usuario (elementos)


2. La planificación se basa en historias de usuarios.

Una historia de usuario describe brevemente una necesidad experimentada por sus usuarios. Por ejemplo:

"Como miembro del equipo, necesito saber qué tareas me están asignadas actualmente""Como líder de equipo, necesito recibir una notificación por correo electrónico cuando una tarea está atascada o atrasada"

A diferencia de las metodologías de gestión de proyectos tradicionales como la cascada , en la que los equipos crearían especificaciones técnicas detalladas de lo que construirían exactamente, en una planificación ágil, el equipo solo documenta lo que el usuario necesita. A lo largo del sprint, el equipo descubre cómo abordar esa necesidad específica de la mejor manera posible.


3. La planificación es iterativa e incremental.

El proceso ágil se centra en el concepto de iteración. Todos los sprints son de igual longitud, y un equipo ágil repite el mismo proceso una y otra vez en cada sprint. Cada sprint debería dar como resultado características de trabajo que se puedan extender a los usuarios finales.

Un proceso iterativo le permite al equipo aprender de lo que son capaces, estimar cuántas historias pueden completar en un período de tiempo determinado (la velocidad del equipo y aprender sobre los problemas que impiden su progreso. Estos problemas pueden ser atendidos en iteraciones posteriores.


4. La estimación es realizada por los propios miembros del equipo.

Una ética central de la planificación ágil es que los equipos de desarrollo deben participar en la planificación y la estimación, y no deben ser "dictados" por la administración a los ámbitos de trabajo.

En este sentido, la planificación ágil permite a los equipos asignar puntos de historia a las historias de usuario contempladas en el plan de cada lanzamiento.


¿Qué es un punto de la historia?

En metodología ágil, un punto de historia es un número que refleja la complejidad o la cantidad de trabajo involucrado en el desarrollo de una historia de usuario. Por ejemplo, un equipo puede asignar 1 punto a una historia de usuario simple, 2-3 puntos para moderadamente complejos y 4-5 puntos para una historia grande, en función de su comprensión del trabajo involucrado.

Una unidad de estimación alternativa para historias ágiles es el momento ideal : cuánto tiempo debe desarrollar una historia de usuario, suponiendo cero interrupciones.


El póquer de planificación ágil es un juego de estimación utilizado por algunos equipos ágiles. A varios miembros del equipo se les pide que estimen una historia de usuario dibujando una tarjeta de juego con varios puntos de historia y colocándola boca abajo sobre la mesa. Luego las cartas se dan vuelta boca arriba y, si hay discrepancias, por ejemplo, un miembro del equipo estima 1 punto y otros estiman 4 o 5, pueden discutir y llegar a un consenso.


El proceso de planificación ágil: paso a paso.


Proceso del plan de lanzamiento

Primero, el propietario de su producto debe establecer los objetivos para el lanzamiento: ¿qué problema queremos resolver o cómo mejoraremos la experiencia del usuario? Según estos objetivos, siga estos pasos para planificar el lanzamiento:


Discuta las características necesarias para abordar los objetivos. Discuta los detalles involucrados en cada característica y los factores que pueden influir en la entrega. Esto incluiría la infraestructura requerida, el riesgo y las dependencias externas. Las características con mayor riesgo y mayor valor deben planearse al principio del lanzamiento.


Decida en cuánto trabajo puede comprometerse como equipo, para terminar en cada carrera. Esto generalmente se basa en la velocidad del equipo en los sprints anteriores. Debe tener en cuenta el trabajo existente en infraestructura o herramientas, y las interrupciones conocidas, como el trabajo de soporte.


Lista las historias y epopeyas para el lanzamiento en orden de prioridad con su tamaño. Una epopeya (epic) es una tarea de desarrollo más grande dividida en varias historias de usuarios.


Añade una iteración al plan.


Agrega historias a la iteración hasta que alcance la capacidad máxima del equipo.Agregue más iteraciones hasta que todas las historias de usuario estén cubiertas, o elimine las historias de usuario de prioridad más baja para adaptarse al marco de tiempo requerido para el lanzamiento.


Comparta el plan y solicite comentarios para obtener el compromiso de todos los miembros del equipo, el propietario del producto y otras partes interesadas.


Proceso de planificación de Sprint

Aquí es cómo un equipo ágil planea al comienzo de un nuevo sprint, como parte de un plan de lanzamiento existente:


Haga una reunión retrospectiva para discutir los sprints anteriores y las lecciones aprendidas.


Organice una reunión de planificación de sprint para analizar el plan de lanzamiento y actualizarlo de acuerdo con la velocidad en los sprints recientes, los cambios en las prioridades, las nuevas funciones o el tiempo de inactividad que no se planificó en el lanzamiento.


Asegúrese de que las historias de los usuarios sean lo suficientemente detalladas para trabajar en ellas. Elaborar tareas que no estén bien definidas, para evitar sorpresas.


Divida las historias de los usuarios en tareas específicas . Por ejemplo, la historia del usuario "ver las tareas que me asignaron" se puede dividir en el diseño de la interfaz de usuario de una "pantalla de mis tareas", implementación de back-end y desarrollo front-end de la interfaz. Mantenga el tamaño de las tareas pequeñas, no más de un día laboral.


Asigne tareas a los miembros del equipo y confirme que están comprometidos a realizarlas. En el marco ágil / scrum, esto lo hace Scrum Master.


Escriba las tareas en tarjetas adhesivas (físicas) y cuélguelas en una tabla grande visible para todo el equipo. Todas las historias de usuario en el sprint actual deben estar arriba en el tablero.


Haga un seguimiento del progreso de todas las tareas en una cuadrícula, registrando quién es responsable de completar cada tarea, el tiempo estimado para completarla, las horas restantes y las horas reales utilizadas. Este seguimiento de tiempo debe ser actualizado por todos los miembros del equipo y visible para todos.


Rastrea la velocidad usando una tabla de quemado (burn-down). Durante el sprint, el uso del tiempo del equipo de seguimiento para calcular un gráfico que muestra el número de tareas o las horas restantes, contra el plan. La pendiente del gráfico de quema muestra si estamos en el programa, adelante o atrasado.


Reunión diaria de pie


Las reuniones diarias son cruciales para comunicar el progreso, identificar y resolver problemas durante un sprint. Todos los días, reúna a todo el equipo y haga que cada miembro del equipo informe sobre su estado:


Las reuniones diarias de planificación ágil suelen ser reuniones de pie , para fomentar la brevedad. Duración máxima de 15 minutos. No más de un minuto para que cada miembro informe: "lo que hice ayer", "lo que haré hoy", "lo que se interponga en mi camino": cosas que impiden que alguien termine una tarea a tiempo. El estado solo se puede "hacer" o "no hacer" y si no se hace, cuántas horas quedan. Los obstáculos encontrados por los miembros del equipo deben indicarse brevemente y discutirse más adelante en el foro correspondiente. El Scrum Master o el administrador de versiones es responsable de coordinar y ayudar a los miembros del equipo a superar los obstáculos.


Utilizando una herramienta de gestión de equipos para la planificación ágil.


Aunque la planificación ágil te hace pensar en tableros físicos y notas post-it, una herramienta de administración de proyectos puede ser de gran ayuda. Una herramienta puede ayudarlo a definir las historias de usuario en el lanzamiento, organizarlas en sprints, asignarlas a miembros del equipo y realizar un seguimiento del progreso.



Administre su planificación de iteración de velocidad con nuestras plantillas de gestión de scrum


Tenemos todo tipo de equipos que usan monday.com como su principal herramienta de gestión de proyectos ágil .


Utilizan la herramienta para:

Obtener una comprensión clara de las prioridades y estimaciones.

Planear tus sprints de manera realista

Ve de un vistazo si algo está atascado o si está retrasado

Asegúrate de que tu equipo esté alineado con la línea de tiempo

Ver la propiedad clara de errores y características


Comienza la  planificación ágil con monday.com

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