¿Home Office? 7 prácticas para gestionar a tu equipo de trabajo

Resulta que a veces, el trabajo remoto o home office puede implicar algunos retos. Desde coordinar tiempos para llamadas que funcionan en diferentes zonas horarias hasta mantener la comunicación viva y bien, administrar un equipo remoto puede ser un desafío.

La buena noticia: hemos reunido siete mejores prácticas que ayudarán a que tu equipo remoto funcione como reloj nuevo.

El surgimiento de equipos remotos

Primero, veamos el surgimiento de equipos remotos antes de saltar a las tácticas.

En los últimos años, el número de trabajadores remotos ha aumentado dramáticamente. Según el Informe sobre el lugar de trabajo de Gallup en Estados Unidos, el 43% de los empleados ahora trabajan de forma remota al menos parte del tiempo. Además el porcentaje de empleados que trabajan de forma remota el 100% del tiempo, ahora es del 20%, en comparación con el 15% hace seis años.

Muchas industrias están viendo un fuerte aumento en los trabajadores remotos, y parece que esta tendencia probablemente continuará. Los expertos predicen que para 2020, el 50% de la fuerza laboral adulta mundial será remota.

Los beneficios de los equipos remotos

Hay ventajas para habilitar a los empleados remotos: permitirles trabajar de forma remota les permite ser más autónomos, eficientes y producir trabajos de alta calidad sin distracciones de oficina. Veamos algunos de los beneficios de los equipos remotos con más detalle.

Mayor productividad

Los trabajadores remotos tienden a ser más productivos gracias a un horario más flexible, falta de distracciones, la organización del trabajo en sus propios términos, sin necesidad de ir al trabajo y la automotivación para terminar más en menos tiempo. Esto vale la pena: el Grupo de Servicios Comerciales de Internet de Cisco reportó un ahorro anual de $ 277 millones en productividad debido a los empleados remotos. Según la misma encuesta, el 69% de los empleados dijeron que tenían una mayor productividad al trabajar de forma remota.

Mayor autonomía de los empleados.

La gente a menudo piensa que la autonomía es igual a la falta de estructura, pero eso está lejos de la verdad. Dar a los empleados la libertad de tomar decisiones les permite hacerse cargo de su propio trabajo. Al administrar un equipo remoto, notarás cómo los empleados con mayor autonomía también muestran una mayor responsabilidad. Es de naturaleza humana: cuando los empleados tienen mayor autonomía para terminar una tarea de la manera más cómoda, van más allá para garantizar los mejores resultados posibles.

Ambiente libre de interrupciones

¿Conoces esos momentos cuando un colega aparece en tu oficina con una "pregunta rápida"? Lo siguiente que sabes es que ha pasado una hora y estás atrapado en tareas pendientes que se acumulan en tu lista de tareas. En la mayoría de los casos, el trabajo remoto significa que los empleados no tienen que lidiar con esas interrupciones que destruyen la productividad. Una encuesta de CoSo Cloud muestra que más allá de sentirse más productivos, el 30% de los encuestados de trabajo remoto dijeron que logran más en menos tiempo, el 23% estaban dispuestos a trabajar más horas y el 52% tenían menos probabilidades de tomarse un tiempo libre.

Aumento de la lealtad de los empleados.

Una encuesta de Owl Labs muestra que el 74% de los empleados dice que la capacidad de trabajar de forma remota los haría menos propensos a dejar a su empleador. Según la misma encuesta, los trabajadores remotos dicen que es probable que permanezcan en su trabajo actual durante los próximos cinco años, que es un 13% más que los trabajadores que van a la oficina. Según Gartner, para 2020, las organizaciones que apoyan una cultura de "elija su propio estilo de trabajo" aumentarán las tasas de retención de empleados en más del 10%.

Ahorro de costes

La ventaja más obvia de tener equipos remotos es el ahorro financiero para la renta de oficinas, muebles, electricidad, tecnología y otros costos generales. Según CNN, permitir a un trabajador trabajar desde casa la mitad del tiempo puede ahorrarle a una empresa más de 11,000 dólares al año.

Dell está viendo las ventajas de esta forma de trabajo, ya que se encuentran entre las 20 principales compañías que contratan trabajadores remotos en 2019. En 2016, citaron 12 millones de dólares en ahorros anuales por la reducción de los costos de espacio de oficina. Parte de su compromiso con un espacio de trabajo remoto era su objetivo de dar al menos al 50% de la fuerza laboral global de Dell la opción de trabajar de forma remota para el año 2020. Recientemente, han superado su objetivo 2020, con el 58% de los miembros del equipo aprovechando la flexibilidad en sus trabajos.

Mejores prácticas para administrar un equipo remoto

Ahora que conocemos los beneficios de los equipos remotos, pasemos a algunas de las mejores prácticas para administrar uno.

Lo primero que debes saber es que, con barreras físicas y culturales de distancia, como zonas horarias, y diferentes estilos de trabajo, los gerentes deben esforzarse por construir una cultura atractiva y procesos consistentes para que los equipos remotos prosperen.

Esto es lo que más debe tener en cuenta:

1. Busca la tecnología adecuada

El uso de tecnología y software puede ayudar a tu equipo a rendir al máximo, sin importar dónde trabajen. Trabajar con una infraestructura confiable, segura y bien equipada es la base de una colaboración fluida y un trabajo remoto efectivo, así que asegúrate de invertir en las plataformas digitales que te ayudarán a cerrar la brecha física. Con herramientas como voz, video, herramientas de colaboración en línea y software para compartir archivos, puedes asegurarte que los miembros de tu equipo remoto tengan una experiencia laboral atractiva y productiva.

“Estamos en una sociedad del internet, y los equipos distribuidos son la nueva norma para cualquier negocio, no solo la tecnología. Estamos comenzando a ver una explosión de herramientas y técnicas para gestionar el creciente número de equipos distribuidos. Espera ver más a medida que la idea del trabajo comienza a escapar de la construcción industrial de 9 a 5 ". -Om Malik, socio de True Ventures

2. Concéntrate en la incorporación y capacitación (y en contratar a las personas adecuadas).

Al contratar personal remoto, asegúrate de buscar personas que estén motivadas y que compartan la misma visión y valores que tu empresa. Para administrar un equipo remoto de manera efectiva, es importante aclarar las expectativas desde el principio. Asegúrate de que todos entiendan los objetivos de la empresa y obtenga un proceso de incorporación constante. Como parte de la incorporación, considera organizar una sesión de capacitación para cubrir los KPI, las expectativas, las descripciones de tareas y las descripciones de trabajo de los miembros del equipo.

“Contratamos personas que han demostrado una cantidad muy alta de motivación y motivación intrínseca. Si tienen eso, no necesitarán ser empujados y decirles qué hacer. Lo poseerán y lo ejecutarán solos ". -Chris Ruder, CEO de Spikeball

3. Incluye miembros remotos del equipo en eventos y reuniones.

¿Qué puedes hacer para que los miembros remotos se sientan parte del equipo? Inclúyelos en eventos y reuniones de la empresa, a todos ellos. Mantenerlos en el ciclo de comunicación ayudará a reforzar su sentido de pertenencia, pero también los motivará a participar en proponer ideas y sesiones de lluvia de ideas activamente.

“Asegúrese de que todas las reuniones tengan una agenda clara y que la propiedad esté claramente identificada antes y al final de cada reunión. No se habla por el pasillo cuando se trabaja de forma remota, por lo que es imprescindible optimizar la comunicación ".

-Casey Armstrong, CMO de ShipBob

4. Acomodar horarios de trabajo flexibles.

Según el Informe de estado de trabajo remoto de Buffer 2019, el 40% de los trabajadores remotos califica la programación flexible como el principal beneficio. Conocer las diferentes zonas horarias y circunstancias es la mejor manera de mostrar respeto y comprensión por otros miembros del equipo. Permitir que las personas trabajen de forma remota pero luego vincularlas con un horario fijo puede ser, bueno ... un poco contraproducente.

“Algo que creo que Buffer hace bien es ser consciente de las diferentes energías que las personas aportan a las reuniones en diferentes zonas horarias. Una reunión de 7 am, 11 am, 3 pm y 6 pm podría ser la misma reunión para personas en diferentes zonas horarias, pero puede representar mentalidades, niveles de azúcar en sangre dramáticamente diferentes, etc. " - Carolyn Kopprasch, Jefa de Proyectos Especiales en Buffer

5. Tóma el tiempo para reunirse en persona como equipo.

Las conexiones cara a cara ayudan a generar confianza y fortalecer las relaciones dentro del equipo. Debido a las diferentes ubicaciones, las personas que trabajan de forma remota a veces carecen de una conexión personal con otros miembros del equipo. La mejor manera de superar este desafío es reunir al equipo al menos una o dos veces al año. Esto es especialmente importante para los nuevos empleados, ya que tendrán la oportunidad de conectar los nombres con las caras y conocer a los miembros de su equipo que luego los ayudarán a colaborar mejor.

"No puedo exagerar el valor y la importancia de reunir a nuestro equipo dos veces al año en persona. Es el pegamento que mantiene unido al equipo durante el resto del año ".

-Barrett Brooks, director de operaciones de ConvertKit

6. Reforzar la cultura de la empresa.

Las organizaciones que fomentan un entorno virtual inclusivo son las que obtienen lo mejor de cada miembro del equipo. Cuando las personas creen en la misma visión y tienen valores similares, están listas para hacer un esfuerzo adicional.

“Dirige con empatía. La gente podría estar pasando por factores políticos o ambientales de los que no sabes nada porque vives a medio camino el uno del otro. Haz de tu equipo un lugar seguro para que las personas sean abiertas sobre esas cosas ". -Marissa Goldberg, Gerente de Producto Técnico en Analytics Fire

7. Simplifica la colaboración y la comunicación.

En un entorno de equipo remoto, uno de los elementos más cruciales es la comunicación clara. Establecer procesos y expectativas mejorará el rendimiento de tu equipo. Comunícate, sigue, repite: no dejes que nada se escape por las grietas.

"Cuando estás alejado, estar al tanto de los cambios o actualizaciones de la empresa es crucial, por lo que tienes una comunicación precisa". Compartimos anuncios tres veces: a través del chat, correo electrónico y nuestra reunión municipal quincenal ".

-Chathri Ali, Jefe de Crecimiento en ReCharge Payments

Administra a tu equipo remoto con facilidad

Abrazar el trabajo remoto paga serios dividendos.

Sí, administrar equipos remotos a menudo requiere cambios culturales y tecnológicos, pero al mismo tiempo, te brinda una gran ventaja competitiva y te permite construir el equipo más fuerte posible con las mentes más capacitadas, independientemente de dónde vivan.

Si hay algo que deberías sacar de esto, es que la mejor manera de administrar un equipo remoto es generar confianza, fomentar la comunicación y centrarse en la eficiencia mediante el uso de la tecnología.

Fuente: monday.com