Una encuesta reciente encontró que solo el 29% de las empresas completan la mayoría de sus proyectos a tiempo, y solo el 43% lo hace dentro del presupuesto.
Entonces, ¿qué están haciendo estas empresas correctamente? En pocas palabras, crean una línea de tiempo del proyecto precisa y eficiente.
En este artículo, definiremos la línea de tiempo del proyecto, diseñaremos cómo crear fácilmente una línea de tiempo del proyecto con el alcance del proyecto y los elementos clave precisos, y los atajos para crear una línea de tiempo utilizando las herramientas de gestión de proyectos adecuadas.
¿Qué es el cronograma de un proyecto?
Un cronograma del proyecto es cualquier herramienta, característica o diagrama que ayuda a tu equipo a comprender el cronograma del proyecto de principio a fin.
Hay una gran cantidad de razones para usar una vista de línea de tiempo para administrar tu proyecto.
Por ejemplo:
Proporcionar una imagen simple para que los equipos conceptualicen y discutan el progreso del proyecto.
Ofrece una visión realista del proyecto que facilita la evaluación de los cuellos de botella, los obstáculos, la gestión de recursos y el ajuste de los contratiempos.
Ayuda a priorizar todas las tareas en curso
Facilita la distribución de las tareas en el equipo y evita el exceso de trabajo de cualquier miembro.
5 pasos para crear un cronograma del proyecto
Ahora que estamos en la misma página para definir el cronograma de un proyecto, es hora de empezar a trabajar en la creación de uno.
Naturalmente, una gran parte de la creación de un cronograma de proyecto es la fase de planificación. La planificación adecuada maximiza la eficiencia porque te obliga a tener en cuenta el presupuesto, los recursos, la capacidad y las fechas de inicio y finalización.
En última instancia, el proceso de planificación te permite maximizar la producción y mitigar los riesgos.
Estos son los pasos a seguir para crear un cronograma de proyecto eficiente:
1. Planifica los objetivos del proyecto y los planes de contingencia.
En la fase de inicio, tú determinas los entregables del proyecto e identificas qué miembros del equipo están a cargo de qué, lo que facilita el establecimiento de un cronograma del proyecto que sea realista y con prioridades.
Es probable que también redactes una Declaración de trabajo (SOW) que describa claramente todas las actividades y los entregables junto con un compromiso de tiempo para el proyecto.
Las contingencias son vitales para el proceso, ya que seguramente habrá obstáculos en el camino, por lo que es mejor determinar cuándo pueden ocurrir y las posibles soluciones en caso de que surjan cuellos de botella.
La fase de inicio marca la pauta de todo el proyecto. Si ya has completado ese paso, facilitará mucho la creación de la línea de tiempo del proyecto.
2. Divide los entregables del proyecto en tareas más pequeñas.
Los proyectos suelen ser grandes, complejos e intimidantes.
Para generar impulso, es mejor dividir cualquier cosa abrumadora en tareas manejables y diferentes períodos de tiempo.
Aquí es donde una estructura de desglose del trabajo (EDT), o WBS, resulta útil.
Un WBS es un sistema de organización para la gestión y planificación de proyectos. Su uso principal es dividir metas grandes y complejas en objetivos manejables.
En esencia, una EDT es una especie de lista de verificación. Una que garantiza que todo se haga y tenga en cuenta las dependencias entre las tareas y la estimación del esfuerzo.
Así es como puede verse esto en monday.com:
Donde EDT realmente brilla es que se enfoca en entregables en lugar de acciones.
3. Asegúrate de que cada tarea tenga una fecha de vencimiento y una estimación adecuada
No es suficiente dividir el proyecto en tareas más pequeñas. También debes estimar con precisión el presupuesto y el cronograma de cada uno para saber si es factible o no.
Pregúntate:
¿Tienes el presupuesto para hacerlo realidad?
¿Tu equipo tiene las habilidades para lograrlo?
¿Tu equipo tiene el ancho de banda?
Una vez que respondas a estas preguntas, podrás comenzar a establecer fechas de vencimiento. Aquí es donde la línea de tiempo del proyecto comienza a tomar forma. Puedes planificar las tareas y los recursos disponibles.
En monday.com, aquí es donde comenzarías a crear un tablero básico para realizar un seguimiento de todas las tareas e hitos que conforman tu cronograma de gestión de proyectos. Es tan fácil como hacer clic en el ícono de la cruz azul y luego en Tablero en blanco.
A partir de ahí, eliges los tipos de columna para poder asignar personas a cada columna de tarea y estado. De esa manera, sabrás exactamente dónde está todo.
A continuación, puedes crear dependencias de tareas para mostrar cómo las tareas se afectan entre sí.
Es esa perspectiva la que facilita que todos hagan su trabajo y que los gerentes de proyecto se aseguren de que el proyecto está bien encaminado.
4. Elabora un gráfico para el cronograma de tu proyecto
Hay una columna en monday.com que te ayudará a visualizar el cronograma de tu proyecto: la columna del cronograma
Con él, obtienes una vista en miniatura de cuánto tiempo tiene tu equipo para completar el elemento o proyecto correspondiente. Más importante aún, es la pieza final que necesitas para convertir un tablero clásico en un cronograma de proyecto completo.
Como puedes ver en la captura de pantalla anterior, la vista de la línea de tiempo brinda una descripción general amplia de cada tarea individual y cuánto tiempo tardó en completarse.
Las tareas incompletas mostrarán un cronograma futuro estimado. Puedes ver un desglose del progreso durante varios días, semanas, meses o incluso años.
Agregar la vista de calendario es simple. Solo necesitas una combinación de las columnas de fecha, línea de tiempo o semana en tu calendario. Entonces es tan simple como agregar la vista de calendario desde la tabla principal.
5. Comparte la imagen con el equipo
Al igual que los proyectos en sí, el cronograma del proyecto está en constante evolución. Las prioridades cambian, aparecen obstáculos y algunas cosas tardan más de lo esperado.
Piensa en el cronograma de tu proyecto como un "documento dinámico" al que se puede acceder fácilmente y, idealmente, se mantiene actualizado en todo momento.
Cuando se completa el primer borrador, es aconsejable realizar una reunión de pie para asegurarse de que todos comprendan el proceso y estén de acuerdo con el plan general del proyecto. Compartir con las partes interesadas es igualmente importante. Deben tener una visibilidad completa del progreso del proyecto.
Facilita el cumplimiento de la línea de tiempo de tu proyecto con monday.com
Cuando se trata de crear un cronograma de gestión de proyectos, a todo el equipo le encantará, monday.com es tu aliado.
Nuestro conjunto de vistas de la línea de tiempo de gestión de proyectos, como los diagramas de Gantt y las vistas de la línea de tiempo, brindan total transparencia, para que todos sepan qué está en juego y en qué trabajar.
Puedes visualizar fácilmente los objetivos con una interfaz dinámica y realizar un seguimiento de todas las etapas de tus proyectos junto con la gestión de tareas integrada.
A continuación, se muestra una vista de la plantilla de cronograma del proyecto en acción.
Todas las fechas importantes están a tu alcance, ya que puedes establecer fechas exactas para los proyectos y reprogramar tareas fácilmente cuando sea necesario.
Por último, pero no menos importante, obtienes información clara con informes detallados y puedes exportar fácilmente la plantilla a Excel para un análisis más detallado.
Eso es solo el comienzo. monday.com está repleto de funciones útiles, que incluyen:
Más de 30 tipos de columnas personalizables para simplificar el complejo y crear el flujo de trabajo perfecto.
Más de 8 visualizaciones de datos, incluida la línea de tiempo y las vistas de Gantt que revisamos en este artículo.
Recetas de automatización que evitan errores humanos, te permiten ahorrar tiempo y, en última instancia, mantienen a tu equipo concentrado en lo más importante.
Más de 40 integraciones para que tus sistemas estén completamente alineados. Gastarás menos tiempo y energía en la entrada manual de datos.
Amplias herramientas de comunicación que brindan a tu equipo y a las partes interesadas actualizaciones en tiempo real durante todo el proyecto.
Con monday.com, el trabajo de todos es más fácil. Puedes realizar un seguimiento de varios proyectos y mantenerse al día con cada hito importante a través de una interfaz fácil de usar.
Crea la línea de tiempo de su proyecto en minutos
Los casos de uso de los cronogramas de proyectos de monday.com incluyen:
Gestión de la construcción
Gestión de producto
Gestión de ventas
Gestión de proyectos ágiles
Gestión de campañas de marketing
Y eso es solo la punta del iceberg. Los casos de uso son inmensos, al igual que las posibilidades.
Nuestras vistas de la línea de tiempo del proyecto brindan vistas limpias, simples y organizadas de todo tu proyecto.
¿Estás listo para probar monday.com? Con una prueba gratuita de 14 días, puedes estar bien encaminado hacia el éxito de la gestión de proyectos en poco tiempo.