por LAURA BINDER
📷Kanban, PMBOK, Scrumban ... no, estos no son los nombres de los villanos en la nueva película de Star Wars , sino que son algunas de las metodologías de gestión de proyectos más importantes del mundo.
No somos fanáticos de las herramientas de gestión de proyectos torpes . Muchos de estos productos tratan a las personas como un recurso, un subproducto o una consideración secundaria que se pierde en una red de jerarquías, dependencias y subtareas sin fin. Es un grave error: no gestionas proyectos; solo manejas a las personas
Pero eso no significa que rechacemos todas las metodologías de gestión de proyectos. De hecho, con monday.com, nosotros mismos utilizamos una variedad de metodologías de gestión de proyectos a diario.
¿Qué tipo de metodología de gestión de proyectos es adecuada para usted? Decidimos profundizar en los detalles y explorar el tema en profundidad. ¡Vamonos!
Las principales metodologías de gestión de proyectos.
1. Agile
Al igual que los padres fundadores de Estados Unidos se reunieron para escribir la Declaración de Independencia a la luz de las velas, también lo fue el nivel dramático cuando 17 desarrolladores de software lanzaron su innovador Manifiesto Ágil en 1981, destinado a desvincular a los desarrolladores de las cadenas restrictivas de las metodologías tradicionales de gestión de proyectos.
De hecho, Agile no es una metodología, sino un sistema de creencias, al que muchos aún se suscriben hoy. Dio la vuelta a todos los valores tradicionales y dijo que cuando nos acercamos a un proyecto, deberíamos priorizar cosas completamente diferentes. Ahora es un término general que abarca varias metodologías diferentes de gestión de proyectos, como Scrum.
Agile lanza toda la planificación rígida por la puerta y dice que los equipos deben poder operar de manera flexible e iterativa, lo que significa que no "lo hace una vez y lo hace bien", sino que trabaja en algo pequeño y lo ejecuta rápidamente. Evalúe qué funciona y qué no, y luego cambie y adapte desde allí.
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Ventajas: Agile acepta la incertidumbre como un hecho, y apunta a capacitar a los equipos para que sean súper flexibles, ejecuten su trabajo rápidamente y respondan a los cambios sin problemas. Si lees la historia de cómo nuestros fundadores crearon monday.com , está claro que su filosofía se alineó de muchas maneras con Agile. Hablando de un inicio fallido anterior, nuestro Director Técnico Eran dice: "Pensé: 'Cuando lo lance, va a ser perfecto'". Nunca es así. No tenía idea de que debería haberlo compartido con los usuarios y haber recibido comentarios muy pronto ".
Contras: los valores ágiles que responden al cambio siguiendo un plan, y considera el método de cascada como si fuera un dinosaurio. Pero la planificación no es algo malo, y el método Agile puede sentirse cargado de imprevisibilidad. Además, la planificación ágil requiere una colaboración estrecha a lo largo de cada cambio incremental. Eso equivale a hablar mucho . Si está trabajando con clientes, pedirles que proporcionen comentarios en cada paso del camino puede llevar mucho tiempo y ser onerosos para todos.
En pocas palabras: no hay escapatoria de Agile en el lugar de trabajo en estos días, así que, si la aman o la odian, se beneficiarán de estar familiarizados con sus principios. Nosotros mismos somos grandes creyentes en la gestión por tiempo , y esa es una de las mayores fortalezas de Agile. ¿Interesado en cómo puedes usar el lunes para implementar Agile? Echa un vistazo a nuestra nueva guía con consejos y trucos de CS Manager Julia: 10 pasos simples para la gestión ágil de proyectos.
2. Modelo de cascada
Este es un método de la vieja escuela que se originó en las industrias de fabricación y construcción. Es muy fácil: solo enumera todas las tareas que conducen a tu objetivo final y trabaja en ellas en orden. El progreso cae en cascada de una fase del proyecto a la siguiente. Cada fase debe completarse antes de pasar a la siguiente.
Pero similar a Niagara, una vez que su proyecto está en marcha, no hay vuelta atrás, no hay tiempo para reflexionar, y no hay una opción real para cambiar de rumbo. Te ahogarás antes de tener la oportunidad de volver a empezar y hacer ajustes. (OK, un poco dramático, pero básicamente cierto.)
Pros: ¿Trabajas en la construcción? ¿ Construyes aviones con tus propias manos ? La metodología Waterfall es ideal para cualquier persona que haga cosas caras y físicas en un proceso que se repita. Y en términos de esfuerzos más pequeños, si usted es un excelente planificador que trabaja en un proyecto donde el alcance y los requisitos son muy claros, el método de cascada puede ayudarlo a obtener un resultado predecible y exitoso. Lo haces una vez y lo haces bien.
Contras: La metodología de cascada es un enfoque rígido para la gestión de proyectos. Se asume que usted tiene todos los requisitos por adelantado y que no habrá sorpresas que lo obliguen a desviarse del plan. Para la mayoría de los equipos, esto simplemente no es una forma realista de trabajar diariamente. La gente se enferma. Las cosas cambian. Debe poder trabajar de forma dinámica y rápida en nuevas direcciones.
En pocas palabras: es fácil golpear el enfoque de la cascada como obsoleto y anticuado, y es cierto que en la era de la velocidad , probablemente no sea el ajuste adecuado para muchos equipos. Pero ¿alguna vez has visitado las pirámides o has caminado a lo largo de la Gran Muralla China? ¿O qué tal las maravillas más mundanas del mundo, como los puentes en los que conduce y las redes de energía que nos dan electricidad? Estas hazañas de la humanidad probablemente se lograron gracias a metodologías de gestión de proyectos similares a la cascada OG.
3. PRINCE2
PRINCE2 se refiere a P rojects IN C ontrolled E nvironiroments y fue desarrollado a finales de los años 80 por el gobierno británico como el estándar para el entorno de TI. ¿Qué pasa con el número 2? Surgió en 1996 cuando la metodología se renovó un poco.
( Eso significa que en realidad se puede denominar como la Metodología de gestión de proyectos que antes se conocía como Prince! Ba-dum-ching. 🙂)
PRINCE2 es una de las metodologías de gestión de proyectos de cascada orientada a procesos que enfatiza pasos claros y responsabilidades bien definidas. PRINCE2 pone gran énfasis en la planificación, la justificación comercial, el análisis de costos y la mitigación de riesgos, y es un marco increíblemente completo para ejecutar proyectos empresariales grandes y predecibles.
Ventajas: PRINCE2 es la metodología de gestión de proyectos más practicada en el mundo, lo que significa que muchas personas están familiarizadas con ella, saben cómo funciona y comprenden su terminología. Es un clásico probado y verdadero para trazar las etapas de un proyecto a gran escala de principio a fin, aclarando qué se entregará, quién lo hará y cuándo.
Contras: al igual que el método de cascada, PRINCE2 es una metodología muy rígida y altamente controlada. No es el lugar adecuado para proyectos pequeños o equipos o agencias más pequeños, que probablemente no tengan el tiempo o los recursos para realizar un largo curso de certificación.
Conclusión: si trabaja en el Reino Unido, Australia o Europa y está manejando proyectos corporativos a gran escala, es probable que tenga que estar bien versado en PRINCE2. Si solo eres un Joe (estadounidense) habitual que busca formas de trabajar mejor en equipo y aumentar tu productividad, entonces no vale la pena gastar tiempo y dinero para obtener la certificación PRINCE2.
4. PMBOK de PMI
Algunos dicen que el PMBOK no es una metodología, sino un conjunto de estándares, pero decimos que es lo mismo patata que papa. Creado por el Project Management Institute (PMI), PMBOK significa Project Management Body of Knowledge, que divide la gestión del proyecto en cinco fases: concepción e inicio, planificación, ejecución, desempeño y monitoreo, y cierre. Es otro tipo de metodología de cascada que te hace seguir estas fases de principio a fin.
PMBOK se considera un competidor directo de PRINCE2, ya que también ofrecen su propio curso de certificación para convertirse en un Profesional de Gestión de Proyectos (PMP). (Tantos chistes de PMP ... tan poco tiempo.)
Pros: Al igual que PRINCE2, PMBOK es una metodología altamente respetada, pero es mucho más popular en los EE. UU. Aplica estándares universales al método de cascada y es un enfoque muy completo para administrar proyectos a gran escala. También puede ser útil para las grandes empresas que desean que todos los departamentos, o incluso las empresas, trabajen de una manera estandarizada, utilizando el mismo vocabulario y las mejores prácticas.
Contras: Todas las mismas críticas de Waterfall y PRINCE2 se aplican a PMBOK. ¿Eres una pequeña agencia que trabaja a un ritmo rápido? ¿Su equipo solo está buscando una manera de sincronizarse mejor y mantenerse organizado? Es probable que PMBOK sea demasiado engorroso, complicado y torpe para ti.
Conclusión: si trabaja como gerente de proyecto, PMP es una certificación reconocida a nivel mundial que probablemente mejorará su currículum e incluso puede llevar a un aumento salarial. Pero si solo está buscando una mejor manera de trabajar en equipo, el enfoque de PMI / PMBOK puede ser un exceso de jerga para sus necesidades diarias.
5. Scrum
Scrum es la metodología de gestión de proyectos elegida por la mayoría de los equipos de I + D en la actualidad, y es una que seguimos libremente aquí internamente en monday.com. Scrum es famoso, algunos podrían decir infame, por palabras de moda como "sprints", "scrums", "backlogs" y "burndowns".
La esencia de Scrum es que trabajas en un equipo pequeño (no más de nueve personas) y divides tu trabajo en hitos de dos semanas conocidos como “sprints” o “iteraciones”. Te encuentras para “stand-ups” diarios de 15 minutos. Dirigido por un Scrum Master para discutir dónde están las cosas. Scrum Master actúa como un facilitador cuyo trabajo es eliminar obstáculos y ayudar al equipo a trabajar de manera más eficiente.
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Con Scrum, no se enfoca en los proyectos per se, sino que se enfoca en el tiempo: ¿qué puede lograr como equipo en las próximas dos semanas? Usted establece sus metas, se abrocha y “corre” a la línea de meta. Otro principio clave de Scrum es que las pruebas se realizan con frecuencia y simultáneamente a lo largo de la iteración; no es una fase separada y distinta como lo es en Waterfall.
Pros: Esto es genial para proyectos creativos donde los objetivos pueden modificarse a medio camino. Para muchos equipos en estos días, el cambio es un hecho. El método Scrum les permite mantenerse ágiles (de ahí el nombre) y hacer cambios a mitad de camino sin descarrilar todo el proyecto.
Contras: Ver todas las críticas que hicimos sobre Agile.
En pocas palabras: "Está en la acumulación". "Lo agregaré a la siguiente iteración". "Tengo que irme, es hora de nuestro stand-up". La jerga de Scrum es ubicua, y la metodología es el favorito de Equipos de I + D en todo el mundo. En este video, la Gerente de CS, Anna y nuestro Jefe de I + D Daniel discuten cómo usamos Scrum para administrar nuestros procesos de I + D en monday.com:
https://youtu.be/ZEUQx7S9Ueg
6. Lean
Al igual que con Agile y PMBOK, Lean no es tanto una metodología como una filosofía. Se trata de lograr más trabajando con menos. Se atribuye principalmente al sistema de producción de Toyota (TPS), que definió tres tipos generales de residuos: muda, mura, muri.
Muda se define como cualquier proceso que no agrega valor, y la filosofía Lean original describe siete tipos de muda: transporte; inventario; movimiento; esperando; superproducción; exceso de procesamiento; y defectos. Mura es la inconsistencia y desigualdad en su carga de trabajo que causa desperdicio. (Por ejemplo, cuando trabajas como loco durante ciertas partes del mes y luego las cosas mueren en otros momentos).
Finalmente, muri es toda la carga irrazonable que se impone a las personas que causan estrés y agotamiento. Muri califica como su propia forma de desperdicio, y está directamente relacionada con el BS diario que desperdicia su tiempo (muda) y la imprevisibilidad y el caos de su mura del día a día.
Enfóquese en eliminar sistemáticamente todas estas formas de desperdicio para que trabaje de la manera más eficiente posible. Te alienta a que te quites toda la pelusa de tu día a día para que solo te queden los elementos esenciales que ofrecen un valor real.
Ventajas de Lean: Lean es fácil de seguir si trabaja en un entorno de fabricación o producción que ofrece un producto físico, como un automóvil Toyota. Los beneficios son claros: se trata de trabajar lo más eficientemente posible, eliminar el inventario y desperdicio obsoletos, y construir relaciones sólidas con los clientes.
Contras de Lean: Lean es una metodología de la vieja escuela que no es relevante para la mayoría de los equipos que trabajan digitalmente en estos días.
Conclusión: si trabaja en la fabricación, solo es tan rápido como el punto más lento de su línea de producción. Trabaje para mejorar ese punto débil, y toda su operación será más rápida, menos desperdiciadora y más rentable.
La filosofía Lean original solo se aplica a la fabricación física, pero sus principios se han extrapolado en metodologías más modernas, como Lean Startup. Muchas personas incluso consideran que Lean es el padrino de Agile y Scrum. Eficiencia FTW!
7. Kanban
Hablando de ramificaciones Lean, Kanban es una de ellas. Kanban significa literalmente "tablero" en chino y japonés, y el tablero Kanban se usa para administrar visualmente los procesos.
Un tablero Kanban se divide en varias columnas diferentes que representan etapas en su flujo de trabajo. Las etapas podrían ser tan simples como "Tareas pendientes", "Trabajar en ello" y "Listo" o mucho más complejas, según se adapte a su proceso. A continuación, representa el trabajo mediante tarjetas o notas adhesivas, moviéndolos de izquierda a derecha a medida que avanzan en su flujo de trabajo. Kanban es esencialmente una línea de ensamblaje más conceptual, que le permite evaluar visualmente los puntos de ineficiencia: ¿dónde se acumulan las notas adhesivas? Ahí es donde necesitas mejorar.
Al igual que Agile, Kanban se desarrolló específicamente para el desarrollo de software, pero se puede aplicar básicamente a cualquier flujo de trabajo que siga un proceso predecible.
Pros : La gente ama a Kanban por su simplicidad y flexibilidad. Repriorizar y cambiar el curso es tan simple como mover algunas tarjetas adhesivas. Aún mejor, es una forma totalmente visual de administrar su trabajo (¡nos encanta!). Es una excelente manera de ver de inmediato el estado en el que se encuentra todo en una sola mirada.
Contras: Kanban lo ayuda a administrar un flujo constante de tareas pendientes, lo cual es útil solo para el ámbito de la administración de tareas . Pero no te ayuda a ser estratégico y realmente planear con anticipación. Estás enfocado en lo que es urgente, lo que puede ser diferente de lo que es realmente importante. Además, muchos proyectos siguen procesos no lineales que no pueden gestionarse mediante una pantalla plana de una sola capa.
Conclusión: si está buscando una manera fácil y visual de administrar sus tareas, Kanban puede ser útil. Pero tiene sus límites, y si su día a día involucra algún nivel de complejidad o cambio sustancial, es probable que el método Kanban se desmorone.
Cómo elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada para usted.
La lista que proporcionamos anteriormente es solo la punta del iceberg en términos de tipos de metodologías de gestión de proyectos. No existe un método de talla única, y lo que funcionará para usted realmente depende de su industria, carga de trabajo y preferencias personales. Pero hay algunas preguntas que puede hacerse que podrían ser útiles:
¿Es mi proyecto complejo o es relativamente sencillo?¿Trabajo en un entorno flexible y dinámico como una startup?¿Estoy abierto a tomar riesgos?¿Estoy dispuesto a dejar que el flujo de trabajo cambie o evolucione?Si trabajas con clientes, ¿cómo son? ¿Cómo funcionan mejor?
Algunas metodologías de gestión de proyectos se lanzarán inmediatamente a usted como "yays" o "nays" obvios, pero otras requerirán experimentación y tiempo para ver qué funciona mejor para usted.
Nadie dijo nunca que las metodologías de gestión de proyectos fueran atractivas o emocionantes, pero detrás de todas las siglas en seco y la jerga de los que se adormece la mente están las experiencias humanas con las que todos podemos relacionarnos: el estrés de una próxima fecha límite. La frustración de la falta de comunicación con otras personas. La prisa de completar un gran proyecto. Estos problemas están en el centro de cada metodología de gestión de proyectos, y también son la razón por la que hacemos lo que hacemos: para simplificar la forma en que trabaja su equipo.
Cualquiera que sea el método que elija, es probable que pueda implementarlo en monday.com. No tomamos partido, y en su lugar creamos un producto que es versátil y personalizable, lo que le permite trabajar exactamente de la manera que desea. Déle una oportunidad y vea cómo funciona para usted.