Ford Media Lab es una agencia creativa compuesta por un pequeño equipo de estrategas de marketing y expertos en contenido. Kyle Ford nos muestra cómo su equipo trabaja con monday y nos comparte sus secretos de gestión a continuación:
En monday hemos creado una plantilla que llamamos "Tablero de acción", la usamos para las tareas individuales y gestión del tiempo.
Cada miembro del equipo de Ford Media Lab (FML) tiene su propio tablero de acción con seis grupos de pulsos basados en el sistema Getting Things Done®: Bandeja de entrada, Próximas acciones, Esperando, Acciones futuras, Proyectos y Algún día / Quizás. Todas las tareas relacionadas con el trabajo fluyen a través del tablero de un individuo hasta su finalización o se delegan (mueven) a la bandeja de entrada de otro miembro del equipo.
Antes de utilizar monday y crear esta plantilla, confiamos en nuestras bandejas de entrada de correo electrónico, recordatorios de calendario, notas adhesivas, listas de papel y lápiz, y nuestros recuerdos defectuosos / distraídos para priorizar nuestro trabajo.
Consejos para empezar
Nuestra plantilla de Tablero de Acción es bastante simple y tiene las siguientes seis columnas:
-Descripción de Acción o Proyecto
-Dueño
-Prioridad (baja, media, alta)
-Estado (No iniciado, Trabajando en él, Atascado, Esperando revisión, Listo)
-Tiempo estimado (cuántos minutos para completar la tarea)
-Fecha (solo para uso en acciones y proyectos futuros)
Para comprender cómo usar los grupos de manera efectiva, definitivamente es útil leer sobre el sistema Getting Things Done® creado por David Allen. Hay muchos recursos disponibles en línea con respecto al sistema GTD. Los libros de David Allen ayudaron a nuestra empresa a crear un sistema para organizarse, y monday nos brindó una herramienta moderna y conveniente para implementarlo.
Todo comienza con el grupo Bandeja de entrada. Todas las ideas y tareas relacionadas con el trabajo se agregan aquí a medida que ocurren. De esta manera, todos los elementos potencialmente procesables se capturan en un lugar revisable. El objetivo es entonces "procesar" completamente la lista completa cada día determinando qué es inmediatamente procesable, qué es procesable en una fecha futura, qué es lo que se debe delegar, qué es un proyecto en curso y qué se debe descartar.
¿Se puede procesar una tarea de la bandeja de entrada hoy?
Muévelo al grupo "Acciones siguientes" y asígnale una prioridad y un tiempo estimado. Debería ser un objetivo diario mover todas las tareas de este grupo de "Sin comenzar" a "Terminado" al final de la jornada laboral. Al final del día, todas las tareas completadas se archivan para lograr un borrón y cuenta nueva.
¿Se puede procesar una tarea de la bandeja de entrada otro día?
Muévelo al grupo "Acciones futuras" y asígnale una prioridad, una estimación de tiempo y una fecha para que se mueva a "Acciones siguientes". Todo en este grupo debe tener una fecha futura asignada.
¿Algo en la bandeja de entrada requiere varias tareas a lo largo del tiempo para completarse?
Si es así, es probable que se trate de un proyecto. Muévelo al grupo "Proyectos" y agrega la primera tarea necesaria al tablero "Acciones siguientes" o "Acciones futuras". Los proyectos permanecen aquí hasta su finalización y sirven como recordatorio para tener siempre una tarea procesable en otra parte del tablero relacionada con el siguiente paso en tu progreso.
¿Has completado una tarea pero ahora estás esperando la respuesta de otra persona para determinar acciones adicionales?
Puedes cambiar el estado de la tarea a "Esperando revisión" o moverlo al grupo "Esperando" para ayudar a limpiar el grupo "Acciones siguientes". El grupo "Esperando" sirve como un recurso útil para todos los elementos que probablemente necesitarán seguimiento.
Por último, hemos incluido una sección "Algún día / Quizás" para que sirva como un lugar para mover tareas, proyectos e ideas que no son procesables, pero que quizás deberían revisarse en el futuro.
"Simple, pero muy eficaz, esta plantilla recopila todas tus ideas, tareas y proyectos relacionados con el trabajo, y los organiza en una lista de acciones con prioridades significativas".
Kyle Ford
Por qué amamos esta plantilla
Nuestro flujo de trabajo ha pasado de ser puramente reaccionario a ser estratégicamente proactivo. Nuestra plantilla de tablero de acción proporciona a cada miembro de nuestro equipo una vista panorámica de todo el trabajo que debe realizarse, establece las prioridades de las tareas y garantiza la finalización del proyecto. Gracias a la moderna plataforma de monday, hemos podido desarrollar nuestras antiguas listas de tareas pendientes en papel y lápiz de muchas formas útiles. Podemos ver fácilmente en qué están trabajando otros miembros del equipo, agregar tareas a las bandejas de entrada de otros miembros del equipo, compartir fácilmente archivos y comentarios e incluso editar nuestros tableros sobre la marcha a través de la aplicación de Android. Ahora nos encontramos regularmente con más tiempo en nuestras manos para enfocarnos en esfuerzos creativos y estratégicos adicionales, un feliz efecto secundario de la eficacia mejorada del flujo de trabajo.
Pd.
Sin esta plantilla lo más probable es que estaría perdido y enterrado debajo de un montón de trabajo, sin saber por dónde empezar a cavar para salir. El uso de esta plantilla para organizar todas mis tareas diarias y proyectos en curso me ha proporcionado una cantidad increíble de claridad sobre cómo hacer las cosas mejor. Gracias, monday, por crear una plataforma tan perfecta para dar vida a la gestión útil de tareas.
Fuente: Kyle Ford, Ford Media Lab, monday.com