¿Por qué la transparencia es crucial para la gestión de proyectos moderna?

Detrás de cada proyecto exitoso hay una lista de verificación formulada, grandes cantidades de café y un gerente de proyecto organizado, o varios. Los directores de proyectos convincentes son la columna vertebral de cada proyecto, asegurándose de que los proyectos se entreguen a tiempo y con excelentes resultados.

Pero si bien los gerentes de proyectos profesionales tienen una amplia capacitación en gestión de proyectos, la mayoría de nosotros administramos proyectos como parte de nuestro trabajo: recientemente encuestamos a más de 1300 profesionales, de los cuales el 95% dijo que administran proyectos como parte de su trabajo, pero menos de un tercio, (29%) de ellos son jefes de proyecto por título.

Entonces, si este es el caso, ¿qué diferencia a los gerentes de proyectos profesionales y no profesionales del resto? Una palabra: transparencia.

Gestión de proyectos definida

La gestión de proyectos normalmente implica organizar los recursos de una empresa, ya sean finanzas, empleados o propiedad intelectual, para llevar a cabo una tarea definitiva, un evento único o una actividad en curso. En otras palabras, la gestión de proyectos incluye el inicio, delineamiento, ejecución, supervisión y finalización de un proyecto.

Independientemente de la industria de la que provenga el gerente de proyecto, los gerentes de proyecto tienden a tener tareas muy similares, que incluyen delinear los objetivos del proyecto, delegar tareas a otros miembros del equipo y determinar cuándo vencen los diferentes aspectos del proyecto.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos ayuda a las empresas a predecir y mitigar los riesgos, gestionar mejor los costes y ofrecer resultados de calidad.

Según un estudio realizado por Economist Intelligence Unit (EIU) que encuestó a 213 altos ejecutivos y gerentes de proyectos en todo el mundo, un enorme 90% de los encuestados dice que la gestión de proyectos es crítica (47%) o algo importante (43%) para su capacidad para entregar proyectos exitosos y seguir siendo competitivos.

Las empresas que se adhieren a procesos detallados de gestión de proyectos, incluida una evaluación detallada del alcance y el presupuesto, la gestión continua de riesgos y la medición de los resultados del proyecto, cumplen y superan sus objetivos de forma más consistente.

Normalmente, el ciclo de vida de la gestión de proyectos se divide en cinco fases diferentes:

Identificación: identificar las metas y objetivos del proyecto especificado.

Inicio: establecer los entregables del proyecto, seleccionar las partes interesadas relevantes y describir qué recursos se necesitan.

Planificación: planificación de los cronogramas del proyecto y asignación de tareas.

Entrega y ejecución: realizar el trabajo requerido y presentar el proyecto.

Cierre y conclusión: evalúa los éxitos y retrocesos del proyecto, anota las lecciones aprendidas para la próxima vez.

Nuestras 3 principales habilidades de gestión de proyectos esenciales

Si bien hay una cantidad infinita de habilidades que podrían atribuirse a los gerentes de proyectos exitosos, definitivamente hay algunas que se destacan:

Habilidades de manejo del tiempo

Primero, es necesario tener habilidades sólidas para la gestión del tiempo. Para que un proyecto se complete a tiempo, un gerente de proyecto debe poder estimar con precisión cuánto tiempo tardan las tareas en completarse y, por lo tanto, poder priorizar en consecuencia.

Habilidades técnicas

En segundo lugar, las habilidades técnicas son cualidades aprendidas u obtenidas mediante el uso o la realización de determinadas tareas físicas o digitales. Hay muchos tipos diferentes de habilidades técnicas y los diferentes proyectos se basan en diferentes necesidades técnicas. Sin embargo, cuanto más conocimiento tenga un gerente de proyecto de los aspectos técnicos necesarios para completar el proyecto, más preciso será el gerente al establecer tareas, expectativas y cronogramas manejables para su equipo.

Habilidades de comunicación

En tercer lugar, un gerente de proyecto debe tener buenas habilidades de comunicación para articular de manera efectiva lo que se requiere de cada miembro del equipo.

El valor más importante para los gerentes de proyectos es la transparencia

Pero hay un valor que realmente distingue a los grandes gerentes de proyectos: la transparencia.

Harvard Business Review define la transparencia de manera amplia, como "el grado en que la información fluye libremente dentro de una organización, entre gerentes y empleados, y hacia las partes interesadas". En monday, definimos la transparencia como "hacer que toda la información (números, hojas de ruta, planes, desafíos e inquietudes) esté fácilmente accesible para todos los miembros de tu equipo".

Tanto las empresas como los miembros del equipo no pueden responder a las solicitudes siempre cambiantes de las diferentes partes interesadas y compañeros de equipo, trabajar de manera eficiente o innovar si no se les proporciona información y actualizaciones actualizadas.

Beneficios para los empleados

Al ser transparentes con todos los empleados, pueden ser más ágiles, trabajar de forma autónoma, lograr mejores resultados y alcanzar sus objetivos más rápido porque tienen acceso a toda la información que necesitan para tener éxito.

Cuando la información está disponible para todos, los compañeros de equipo ven el panorama general y comprenden cómo su trabajo y contribuciones tienen un impacto directo. Las personas ven que sus tareas son importantes, pero más allá de eso, pueden girar y cambiar fácilmente si es necesario. ¿Se cambió la fecha de vencimiento de una tarea? ¿Un miembro del equipo completó un subelemento? Todos los miembros del equipo son informados instantáneamente y pueden evitar despidos.

Beneficios para los líderes

Pero tener métodos de comunicación abiertos con todos los empleados no solo afecta positivamente a los miembros del equipo, sino también a los gerentes de proyecto.

Cuando se limita el acceso de los empleados a la información, los gerentes se ven obligados a compartir solo la información exacta que los empleados necesitan para realizar su trabajo. Como gerente, entonces eres el único que puede ver si el trabajo que hicieron tuvo un impacto o no. La carga siempre recae sobre ti para transmitir la información y ajustar el curso de acción para todos los demás en el equipo. Además de obstaculizar la eficiencia de los demás, es agotador.

Es mucho más probable que los líderes de equipo cometan errores cuando actúan con muy poca información que cuando se les dan más detalles, como cuando todos tienen acceso abierto a las necesidades e información cambiantes, afirma Harvard Business Review, citando un estudio realizado en la NASA.

En cambio, cuando toda la información está disponible para todos, los empleados pueden ver si su trabajo es exitoso o no. Están motivados para realizar mejoras por sí mismos y pueden adaptarse, sin una gran supervisión, para cumplir sus objetivos. Tu trabajo como gerente es simplemente asegurarte de que tengan toda la información y puedan comprenderla rápidamente. Eso es mucho más fácil y mucho más gratificante para todas las partes involucradas.

Aunque la transparencia organizacional tiene muchos beneficios, muchos líderes aún se resisten a ser transparentes porque ven la información como una fuente de poder que no quieren ceder ni compartir. Por lo tanto, es responsabilidad del director del proyecto garantizar que sus equipos tengan acceso a procesos que conduzcan a una cultura de transparencia y accesibilidad.

Metodologías de gestión de proyectos que aumentan la transparencia

Como jefes de proyecto, la metodología que elijas siempre puede ser más transparente.

Gestión de proyectos en cascada: si utilizas la metodología de gestión de proyectos en cascada, debido a que este estilo de gestión de proyectos requiere que el plan del proyecto se haga por adelantado e incluya todo el alcance del proyecto, ser abierto y transparente con todos los involucrados es clave.

Gestión de proyectos Kanban: si estás buscando una forma fácil y visual de gestionar tus tareas, Kanban puede resultarte útil. Literalmente traducido como "tablero" en japonés, el tablero Kanban se divide en varias columnas diferentes que representan etapas en tu flujo de trabajo, y es esencialmente una línea de ensamblaje más conceptual, lo que permite a los equipos evaluar visualmente los puntos de ineficiencia. Al ser transparente, hará que la metodología Kanban sea aún más útil.

Gestión ágil de proyectos: Agile no es solo una metodología, sino más bien un sistema de creencias, y uno que se alinea completamente con la transparencia y la accesibilidad. La metodología ágil comprende que la incertidumbre es un hecho y permite a los equipos ser súper flexibles, ejecutar su trabajo con rapidez y responder al cambio sin problemas técnicos.

Cómo inculcar transparencia en tu equipo

Además, debes aprovechar las siguientes prácticas para ayudar a promover la transparencia en su equipo:

• Hacer esfuerzos para conocer los puntos fuertes y debilidades inherentes de cada uno de los miembros de su equipo para asignar el trabajo en consecuencia

• Aprovechar el software de gestión de proyectos para mantenerse organizado y encaminado

• Asegurar que todas las líneas de comunicación entre todos los miembros del equipo estén siempre abiertas para abordar los problemas de manera rápida y eficiente.

• Otorgar acceso a todas las estadísticas actualizadas a cada uno de los miembros del equipo

• Tener frecuentes sesiones de comunicación o reuniones con todos los niveles de empleados

¿Cómo encaja el software de gestión de proyectos en una gestión eficaz?

La gestión eficaz de proyectos se basa cada vez menos en mecanismos de planificación complicados y más en la gestión de relaciones profesionales y procesos de trabajo contrastantes. Con plazos desordenados, entregables infinitos, una gran cantidad de compañeros de trabajo y una extensa lista de tareas para completar, organizar todo de una manera visual fácil puede hacer las cosas mucho más fáciles y más accesibles para todos los involucrados.

Como tal, Work OS de monday, proporciona las herramientas para este nuevo tipo de gestión de proyectos. La colaboración entre equipos, departamentos, geografías y jerarquías se hace fácilmente accesible con las funciones de gestión de proyectos de monday.

Ya sea que trabajes internamente o con socios externos utilizando tableros compartibles, todos los involucrados en el proyecto saben dónde se encuentran las tareas en tiempo real, y qué se debe hacer a continuación y cuándo.

Conoce más detalles con nuestros partners para promover la transparencia en tu próximo proyecto.

Fuente: monday.com