Un horario de trabajo híbrido sin duda se ha presentado como la nueva norma para muchos equipos y organizaciones porque, en teoría, debería brindar lo mejor del trabajo remoto y, al mismo tiempo, apuntar a perfeccionar los beneficios de la colaboración y la ejecución.
Sin embargo, para combinar el trabajo remoto y el trabajo en la oficina de la manera correcta, necesitas un sistema que respete la flexibilidad y la autonomía de los horarios de trabajo remoto mientras mantiene la naturaleza ordenada y altamente comunicativa de los flujos de trabajo tradicionales.
A continuación revisaremos exactamente qué es un horario de trabajo híbrido, cómo funciona y cómo administrar esta versión moderna de los horarios de oficina para que tus empleados remotos y colaboradores en el sitio estén en armonía.
¿Qué es un horario de trabajo híbrido?
Un horario de trabajo híbrido combina modelos locales y remotos, crea un entorno único (y más flexible), en el que los miembros del equipo alternan el tiempo en la oficina y el trabajo remoto.
En aras de la comparación, aquí hay tres modelos de trabajo de empleados diferentes:
En las instalaciones: equipos tradicionales que trabajan en la oficina
Remoto: Equipos formados por personas que trabajan desde diferentes ubicaciones
Híbrido: Una combinación de los otros dos modelos
¿Qué es el trabajo híbrido?
El trabajo híbrido está diseñando la experiencia laboral para y alrededor de los trabajadores, independientemente de su ubicación. También hay diferentes tipos de opciones de trabajo híbrido. Algunos de los más comunes incluyen:
Equipo dividido: tiene trabajadores remotos a tiempo completo y empleados locales a tiempo completo.
Turnos: todos trabajan en las instalaciones algunos días a la semana y de forma remota parte de la semana.
Flexible: los miembros de su equipo pueden elegir entre trabajar desde casa o en la oficina.
Ahora exploremos los diferentes pros y contras involucrados.
Ventajas:
Algunos beneficios de implementar un horario de trabajo híbrido incluyen:
Más flexibilidad: puedes planificar tu horario con más flexibilidad y trabajar con menos estrés.
Contrata tanto a nivel local como global: encuentra talento en todo el mundo mientras mantienes un equipo físico.
Reduce costos: reduce el espacio de tu oficina, los materiales de oficina y los costos generales
Contras:
Algunas de las principales desventajas de adoptar un horario de trabajo híbrido incluyen:
La coordinación puede ser un verdadero desafío: orquestar un equipo híbrido puede llevar mucho tiempo y ser difícil al principio.
Tecnología: la reducción del tiempo de atención puede requerir la adopción de nueva tecnología, lo que puede ser costoso.
Curva de aprendizaje: la gestión de proyectos con un equipo híbrido implica una curva de aprendizaje profunda.
El comienzo de una tendencia
Aunque los horarios de trabajo híbridos no son nuevos, definitivamente están en tendencia.
La pandemia de COVID-19 obligó a las organizaciones de todo el mundo a reinventar su forma de trabajar. Mucha gente empezó a trabajar desde casa, lo que aumentó la necesidad de canales de comunicación asincrónicos y espacios de trabajo digitales. En otras palabras, la pandemia aceleró la adopción y el crecimiento del trabajo remoto.
Esta adopción reveló algunas ideas inesperadas sobre los equipos remotos:
Los equipos remotos son más productivos: el trabajo remoto parece mejorar la productividad general, según una investigación.
Los equipos remotos son más baratos: tener un equipo remoto puede reducir drásticamente los costos generales.
Desafortunadamente, no todas las organizaciones pueden volverse completamente remotas y el regreso a la oficina es algo que debe manejarse con sensibilidad. Muchas industrias, modelos comerciales y roles laborales requieren que las personas estén en el lugar.
Por esa razón, las organizaciones comenzaron a buscar formas de obtener lo mejor de un entorno remoto sin descuidar las operaciones de misión crítica que requieren presencia física. En la siguiente sección, cubriremos diferentes procesos para administrar horarios híbridos tanto individuales como grupales.
Cómo administrar tu horario de trabajo híbrido individual
Algunos consejos útiles para quien desea administrar su horario de trabajo híbrido de manera más eficiente :
Categoriza actividades y divide tu trabajo en proyectos
Administrar un horario híbrido no es difícil, pero requiere autodisciplina y organización.
En primer lugar, debes buscar formas de mantenerte responsable. Esto puede ser un desafío, especialmente si nunca habías trabajado de forma remota. Una de las mejores formas de hacerlo es creando bloques de tiempo y segmentando tus tareas. Por ejemplo, podrías crear 2 categorías:
Trabajo de oficina
Trabajo en casa
Luego, identifica qué tareas se realizan mejor en la oficina que en tu hogar. Por ejemplo, podrías completar tareas que requieren un pensamiento profundo en tu hogar, ya que puedes trabajar con menos interrupciones y programar tareas colaborativas para el tiempo de oficina. Para ello, te sugerimos que busques un software de gestión de proyectos que te ayude a programar tu trabajo y gestionar tu tiempo de forma más eficiente.
Por ejemplo, con monday.com, obtienes acceso a todas las funciones que necesitas para administrar tu agenda personal.
Puedes crear varios tableros, y cada tablero tiene su propia configuración y características. Por ejemplo, puedes agregar una columna de seguimiento de tiempo para monitorear de forma instantánea o manual cuánto tiempo dedicas a tareas y actividades específicas.
Comunícate con tus líderes
La falta de comunicación puede causar retrasos en los proyectos, confusión y cuellos de botella en tu organización. Para evitar este tipo de problemas, programa una reunión con tus gerentes para establecer expectativas y crear una imagen clara de sus responsabilidades tanto en la oficina como en el hogar. Esto podría incluir:
¿Qué días hay que ir a la oficina?
¿Qué tipo de herramientas o software necesitas en casa? ¿La empresa proporcionará acceso a dichas herramientas?
¿Cómo se asegurará la organización de que los trabajadores remotos tengan acceso a la misma información que sus compañeros en la oficina?
Usa la tecnología adecuada
Un sistema operativo de trabajo sólido (sistema operativo de trabajo) puede ayudarte a administrar tu trabajo, organizar tu horario y adaptarte mejor a un modelo híbrido. Antes de seleccionar un software específico, asegúrate que ofrezca las siguientes funciones:
Visualizaciones: diferentes vistas de datos para supervisar tus proyectos y tareas desde diferentes perspectivas y ángulos.
Informes: potentes funciones de informes para realizar un seguimiento del progreso de tu trabajo.
Colaboración: múltiples funciones de colaboración que te ayudan a comunicarte con los miembros del equipo de manera más eficiente.
Gestión de proyectos: características que te ayudan a administrar proyectos de principio a fin, incluidas las funciones de administración del tiempo.
Personalizaciones: la capacidad de personalizar la plataforma para que se ajuste a tus necesidades exactas.
Una ventaja adicional es cualquier característica que te ayude a comenzar de inmediato, como las plantillas. Con monday.com, obtienes acceso a más de 200 plantillas prediseñadas para diferentes casos de uso. No importa en qué industria te encuentres, hay una plantilla para satisfacer tus necesidades exactas.
Cómo administrar el horario de trabajo híbrido de tu equipo
La transición de un modelo de trabajo tradicional, o completamente remoto, a un modelo híbrido puede ser difícil. Aquí hay un proceso útil para hacer la transición más suave:
Establece las expectativas correctas
Recuerda que un entorno híbrido es nuevo para la mayoría de los miembros de tu equipo. Asegúrate de establecer las expectativas correctas y de tener claros tus objetivos.
¿Por qué se están cambiando a un modelo híbrido?
¿Qué esperas de tu equipo?
¿Cómo funcionará la transición?
¿Proporcionarás formación específica?
¿El equipo programará su propio horario?
Ser transparente sobre lo que estás tratando de lograr es clave para la transición a un modelo de trabajo híbrido; esto puede ayudar a eliminar mucha confusión e inconsistencia de raíz.
Define prioridades claras para tu equipo
Establecer expectativas es crucial, pero a veces no es suficiente. Debes definir una lista clara de objetivos y priorizar el trabajo de acuerdo con objetivos específicos. Por ejemplo, los miembros del equipo deben saber si es prioridad terminar un proyecto específico o asistir a una reunión virtual. También deben saber qué tareas son más urgentes que otras.
Con monday.com, puedes asignar tareas a miembros específicos del equipo y establecer plazos, supervisar el progreso, notificar a las personas e incluso crear paneles públicos para toda tu organización. Esto hace que sea muy fácil comunicar las prioridades y mantener a todos alineados durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Centraliza tu lugar de trabajo híbrido
En un modelo híbrido, es especialmente importante que tengas una única fuente de información para tu equipo. De esta manera, todos pueden entender lo que está pasando en la organización.
monday.com te permite invitar a todo tu equipo a trabajar bajo la misma plataforma. Puedes comenzar tan pequeño como desees y crecer hasta llegar a más de 200 miembros del equipo. Tus equipos también obtendrán acceso a múltiples herramientas y funciones que simplificarán su comunicación, que incluyen:
Etiquetado: etiqueta a miembros específicos del equipo entre tareas para agregar contexto.
Pizarras interactivas: Lluvia de ideas en tiempo real a través de pizarras interactivas.
Registro de actividad: Realiza un seguimiento del historial de cambios y mejora tu gestión de la información.
Comunicación en contexto: agrega contexto a cualquier actividad con comentarios y actualizaciones en tiempo real.
Documentos de trabajo (monday docs): los documentos de trabajo de monday son un lugar central para que tú y tu equipo colaboren, intercambien ideas, planifiquen y ejecuten. Suelta esa libreta, cierra Google Docs y tira todas tus notas adhesivas.
Automatizaciones: automatiza más de 250 000 acciones por mes con facilidad.
Organiza la carga de trabajo de tu equipo
Por último, presta especial atención a la carga de trabajo de tu equipo: es más fácil perder la noción de quién tiene una asignación excesiva o insuficiente cuando no los ves todos los días. Para asegurarte de que nadie tenga demasiado o poco trabajo, te sugerimos que aproveches un sistema operativo de trabajo sólido que te ayude a organizar la carga de trabajo de tu equipo en una interfaz visual.
Por ejemplo, con la vista Carga de trabajo de monday.com, puedes ver fácilmente cómo se asigna el trabajo de tu equipo. Puedes visualizar quién está haciendo qué, cuándo debe hacerse y cómo se utilizan sus recursos.
Toma el control de tu horario de trabajo híbrido
Un horario de trabajo híbrido ofrece lo mejor de los modelos remotos y en la oficina. Por supuesto, implementar un modelo híbrido puede ser difícil al principio, pero con el proceso adecuado, es algo factible para cualquier equipo.
Y, si estás buscando un sistema operativo de trabajo para administrar tu horario de trabajo híbrido con facilidad, entonces monday.com puede ayudarte.
Fuente: monday.com