Aprende todo sobre el famoso diagrama de Gantt y cómo puedes crear el tuyo propio en monday.com.
Tu conocimiento de un diagrama de Gantt puede ser limitado; tal vez sepas que se utilizan para trazar cronogramas y actividades del proyecto. Es posible que también hayas visto gráficos de barras apiladas.
Si no has profundizado mucho más que eso, no te preocupes. En este artículo, cubriremos lo que necesitas saber sobre los diagramas de Gantt como una herramienta de administración de proyectos y responderemos tus preguntas como, "¿debería usar el software de diagramas de Gantt en línea?", "¿crear un diagrama de Gantt en Excel o uno en las hojas de Google? ", ¿o quedarse con lápiz y papel para la planificación de proyectos?
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras horizontales que muestra el cronograma planificado de un proyecto y sus tareas o eventos entre una fecha de inicio y finalización. Cada barra en el gráfico de Gantt representa una tarea, mientras que las fechas se disponen horizontalmente.
Los diagramas de Gantt se usan comúnmente como cronogramas de proyectos porque son una de las formas más útiles y clásicas de mostrar actividades (tareas o eventos) contra el tiempo. Se basa en el diseño original de Henry Gantt que evolucionó a partir del armonógrafo de Karol Adamiecki.
Los diagramas de Gantt modernos también pueden mostrar las dependencias de las tareas: cómo cada tarea se conecta con otras. Un diagrama de Gantt simple proporciona claridad sobre los plazos, los hitos y el progreso del proyecto. Todos en el equipo saben en qué tienen que trabajar, cuándo y cómo impacta el proyecto en general.
Si bien no hay dos diagramas de Gantt que se vean iguales, echemos un vistazo más de cerca a sus componentes clave.
Componentes clave
Fecha/Hora: la fecha y la duración de cada tarea a menudo se muestran en días/semanas/meses, pero también se pueden representar en minutos/horas. El día/hora actual suele estar resaltado.
P.D. la longitud de cada rectángulo te indica cuánto tiempo se espera que tome una tarea, conocida como la duración de la tarea.
Tareas/Elementos: hay actividades individuales (o tareas) que viven en varias etapas de finalización. Cada tarea puede ser independiente y, si usas monday.com, también puedes agrupar tareas para crear subelementos.
Propietario: representa a la persona responsable de la tarea. Nota: esto puede ser más de una persona o un equipo completo.
Camino critico
Cualquier explicación de la estructura del diagrama de Gantt también debe incluir algo llamado ruta crítica. Una ruta crítica se refiere al fenómeno en el que cualquier tarea individual podría causar un retraso en una secuencia de tareas relacionadas, lo que retrasaría la fecha de finalización general de un proyecto.
El método de la ruta crítica es un enfoque utilizado por los gerentes de proyectos para determinar la secuencia más larga de tareas que deben completarse para que el proyecto sea un éxito. Los diagramas de Gantt te permiten visualizar rápidamente qué tareas son auxiliares, cuáles son las más críticas y cuáles de todas las tareas son las más vitales para la entrega de un proyecto a tiempo. Una vez que conozcas la ruta crítica de un proyecto, podrás establecer algunos plazos para cada tarea individual.
¿Para qué sirve un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt se usa principalmente para ayudar en la planificación y programación de proyectos de todos los tamaños, pero son particularmente útiles para simplificar proyectos complejos y sus KPI. La gestión de proyectos con diagramas de Gantt podría incluir cualquier cosa, desde planes de gestión de recursos hasta la planificación de campañas de marketing impactantes.
Comprender el alcance y los requisitos de un proyecto es más fácil con los diagramas de Gantt porque brindan una representación visual de tu proyecto en cualquier etapa, incluidas las dependencias de tareas, las prioridades y la propiedad. Esto también puede ser útil como una guía de alto nivel para los gerentes mientras realizan un seguimiento del progreso del proyecto.
Esto se relaciona con la estructura de desglose del trabajo de la EDT, un método específico para desglosar metas grandes o complicadas en objetivos manejables. A menudo es la base para crear un diagrama de Gantt sólido. Describe qué tareas (y subtareas) deben completarse, pero no muestra cuándo comenzará y finalizará cada tarea. Al comenzar con una representación jerárquica de las tareas y sus dependencias (WBS), puedes luego superponer los componentes del diagrama de Gantt, como el tiempo, la propiedad, el estado, los hitos, etc., para crear una imagen más clara.
Qué buscar en el software de diagramas de Gantt:
Características imprescindibles
Antes de cubrir cómo crear un diagrama de Gantt, es decir, en línea, primero debemos abordar qué buscar en una herramienta de diagrama de Gantt. Todas las características que mencionamos están incluidas en monday.com Work OS.
Existen muchas plataformas que ofrecen solo la capacidad de crear un diagrama de Gantt o simplemente te brindan formas de configurar un diagrama de Gantt. Con monday.com Work OS, tienes acceso a funciones más dinámicas que mejoran tu diagrama de Gantt además de una plataforma ya robusta:
Arrastrar y soltar: Arrastra y suelta eventos en el eje horizontal y vertical a medida que las cosas cambian en lugar de tener que empezar desde cero; te ahorra tiempo y la flexibilidad hace que funcione para cualquier equipo.
Asignados múltiples: la vista del diagrama de Gantt de monday.com también te permite concentrarte en las personas, no solo en las tareas, al asignarles equipos completos.
Estados: el estado representa en qué etapa reside actualmente cada tarea y también se puede personalizar.
Hitos: indican las tareas generales que no tienen una duración específica y, por lo general, marcan el final de una determinada parte de un proyecto.
Marcador de línea vertical: nuestra línea vertical se mueve contigo y facilita ver exactamente dónde te encuentras en el proyecto entre la fecha de inicio y finalización.
Dependencias: Indica qué tareas no pueden comenzar hasta que se complete otra tarea.
Cómo crear diagramas de Gantt en monday.com
Realmente requieres tres pasos simples para crear un diagrama de Gantt con nuestro sistema operativo de trabajo:
Asegúrate de que tu tablero tenga una columna de línea de tiempo y una columna de dependencia.
Selecciona Agregar vista, el Gantt
Et voila! Tus tareas ahora están organizadas en un diagrama de Gantt y puedes ser más creativo con ediciones sobre la marcha y funciones geniales como Baseline.
Para obtener un tutorial detallado sobre cómo crear un diagrama de Gantt o cualquiera de nuestras funciones, puedes contactarnos directamente.
Preguntas frecuentes
¿Todavía tienes curiosidad por obtener más información sobre el mundo de los diagramas de Gantt? Aquí hay algunas preguntas principales, respondidas.
¿Cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel?
Para mostrar el progreso de la tarea, puedes crear un diagrama de Gantt en Excel:
Seleccionando los datos que deseas
Haga clic en insertar, agrega un gráfico de barras, luego selecciona "gráfico de barras apiladas".
Luego debes formatear el gráfico de barras apiladas para obtener el estilo de Gantt.
La opción más fácil sería optar por un software como monday.com, que tiene su propia vista de Gantt que puedes agregar a cualquiera de tus tableros.
¿Cuándo se debe usar un diagrama de Gantt?
Los diagramas de Gantt son una buena opción para planificar y programar proyectos que no son a corto plazo. Puedes usar un gráfico de Gantt para determinar cuánto tiempo llevará un proyecto, evaluar los recursos necesarios y el orden de las tareas, incluidas las dependencias.
¿Es un diagrama de Gantt una línea de tiempo?
Si bien se usa para funciones similares, la principal diferencia entre los dos es que una línea de tiempo organiza eventos en una sola línea y un diagrama de Gantt es bidimensional e incluye detalles como dependencias. Sin embargo, ambos proporcionan a las partes interesadas una visión general de alto nivel de las fechas de inicio y finalización y los hitos clave de un proyecto.
Comienza a crear tu diagrama de Gantt
Para concluir, puedes ver que los diagramas de Gantt presentan una forma útil de visualizar proyectos y, con la llegada del software de diagramas de Gantt, pueden llevar los procesos de tu equipo al siguiente nivel. Pero no todas las soluciones de software son iguales.
Las soluciones más sofisticadas, como monday.com, ofrecen funciones avanzadas como diferentes vistas de gráficos, automatizaciones e integraciones personalizables y la capacidad de filtrar la información que incluiste.
Fuente: Rachel Hakoune, monday.com