Todo lo que siempre quisiste saber sobre la gestión de proyectos
Temporal y único. Esas son las dos características que definen la mayoría de los proyectos.
Temporales en el sentido de que están definidos por una fecha / hora de inicio y fin y, a menudo, están limitados por recursos financieros. Único en el sentido de que no son "operaciones comerciales de rutina".
Los equipos se reúnen para gestionar estos diversos proyectos ("equipos de proyecto"). Y la “gestión de un proyecto” es lo que se conoce como gestión de proyectos.
La gestión de proyectos es uno de esos términos que casi todo el mundo en el mundo empresarial parece conocer, pero lucha por definir ... sin utilizar "gestionar" y "proyectar" en la definición.
En monday.com, se ha definido la gestión de proyectos como una forma de "organizar a las personas, los recursos y los procesos para lograr un objetivo con un principio y un final definidos. El Project Management Institute tiene una similar: "La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto".
Aquí hay una definición más, algo más sustanciosa: la gestión de proyectos es un proceso de dirigir a un equipo de personas para completar un conjunto de tareas predefinidas para alcanzar una meta dentro de un período específico que satisfaga los requisitos del cliente.
No importa cómo se mire, la gestión de proyectos es una parte integral de cualquier empresa.
Y hay datos que respaldan eso. Según un estudio realizado por Economist Intelligence Unit (EIU), el 90% de los encuestados dice que la gestión de proyectos es crítica (47%) o algo importante (43%) para su capacidad de entregar proyectos exitosos y seguir siendo competitivos.
A lo largo de los años, los equipos de proyectos han trabajado los procesos y las mejores prácticas para la gestión de proyectos y los han reducido a cinco pasos o fases.
Los 5 pasos de la gestión de proyectos
Creado por el Project Management Institute (PMI), PMBOK son las siglas de Project Management Body of Knowledge, que divide la gestión de proyectos en cinco fases:
1. Inicio: al igual que con cualquier buen proyecto (o plan), la preparación es vital. La fase de inicio es donde se determina el alcance y se crea la base del proyecto. Para proyectos más grandes, se establece un estatuto o “Documentación de inicio”. El proceso de inicio incluye una descripción general de alto nivel del proyecto, un plan previo. Las fases del proyecto y los presupuestos generales también se determinan durante esta etapa. Aquí es donde se crea el equipo del proyecto.
Nota: Si esta etapa se apresura, se toma a la ligera o se omite por completo, el éxito de su proyecto se ve muy disminuido.
2. Planificación: "El diablo está en los detalles". Esa frase resume muy bien la etapa de planificación.
Es importante durante la planificación establecer fechas clave para cada parte del proceso, así como una fecha de finalización. Sé muy claro e intencional con el tiempo del proyecto. Sin duda, las fechas y los horarios pueden cambiar en función de circunstancias imprevistas, pero poner una apuesta en el terreno garantiza que todos los miembros del equipo apunten hacia el mismo objetivo.
Durante este proceso, es importante delinear qué metodología de gestión de proyectos seguirá el equipo. Hay muchos para elegir: ágil, cascada, PRINCE2, PMBOK, scrum, lean y kanban (por nombrar algunos de los más populares).
La fase de planificación también incluye la selección de los miembros del equipo, delinear los entregables, estimar los recursos, determinar las actividades asociadas y establecer (y administrar) el alcance del proyecto.
La creación de un alcance de proyecto (los límites y límites específicos del proyecto) es esencial durante la etapa de planificación. Dos preguntas son clave:
¿Qué se logrará como parte de este proyecto?
¿Qué no se logrará como parte de este proyecto?
Este es el alcance del proyecto. Como escribimos en esta guía práctica para la gestión del alcance de un proyecto, "Sin un alcance de proyecto, las cosas se esfuman o se salen de control". Asegúrate de dedicar mucho tiempo a la segunda pregunta, ya que no es exactamente lo opuesto a la primera. Saber lo que no formará parte de un proyecto es importante para evitar una "alteración del alcance".
3. Ejecución: en este punto, se trata de hacer (cosas). Ejecución. Haciendo. Durante la ejecución, el equipo se asegura de que los entregables predeterminados se entreguen.
4. Monitoreo / Control: ¿Dónde estamos en un punto dado del proyecto versus dónde deberíamos estar de acuerdo con el plan del proyecto? Un "control" regular, consistente y sistemático del proyecto es fundamental para garantizar el éxito. Un componente clave en el paso de monitoreo / control es tener la documentación y el seguimiento adecuados del proyecto. Esto se puede lograr a través de tableros Kanban, diagramas de Gantt, stand-ups en equipo y muchos otros medios.
No importa cómo se haga, vigilar el progreso y la finalización de los pasos significa que los equipos de proyectos pueden identificar rápidamente cuándo un proyecto se ha descarrilado y volver a encarrilarlo de manera rápida y eficiente.
Nota: Si el alcance cambia en cualquier momento durante el proyecto (¡lo que probablemente ocurrirá!), Es importante documentar los cambios. ¡La transparencia es fundamental!
5. Cierre: como indica el verbo, el cierre es el final real de cualquier proyecto dado. El paso final, a veces conocido como "entrega del proyecto". Todas las actividades se cierran y el producto final se entrega al cliente (un equipo interno o un actor externo).
Si existía un contrato, este es el momento en que el contrato también termina oficialmente. Si es posible, y muy recomendable, esta etapa incluye una revisión completa o una auditoría de lo que salió bien, lo que no salió según lo planeado y cómo los equipos y proyectos futuros podrían aprender de esto.
Si bien existe cierta variabilidad en los detalles, estos son los cinco pasos acordados de la gestión de proyectos.
Y aunque seguir el proceso es importante, la creación del equipo "perfecto" es fundamental.
Creando el equipo de gestión de proyectos perfecto
Bueno. Ese titular es un poco engañoso. Me atrapaste. No existe el equipo de gestión de proyectos perfecto; sin embargo, hay ciertas cosas que se deben (¡y no se deben!) al formar un equipo.
Una de las estrategias clave para garantizar el éxito del proyecto es elegir a las personas adecuadas para formar parte del equipo:
“Un proyecto solo tendrá tanto éxito como las personas que trabajen en él. Cada persona de un equipo debe ser elegida por las habilidades y la personalidad que aportan al proyecto. No todo el mundo encajará perfectamente en todos los proyectos, y es posible que tu mejor equipo ni siquiera incluya a todas las "mejores personas ".
Además, trata de limitar los conjuntos de habilidades superpuestos y las personalidades en conflicto, si es posible. Ambos tienden, en algunos casos descarrilar los proyectos.
Y recuerda, los equipos de proyectos más exitosos son aquellos en los que todos los miembros del equipo tienen cierto grado de habilidades de gestión de proyectos; no todos tienen que ser el líder, pero cada persona del equipo necesita algunas habilidades de PM. Recientemente encuestamos a más de 1300 profesionales, de los cuales el 95% dijo que administran proyectos como parte de su trabajo, pero menos de un tercio (29%) de ellos son gerentes de proyectos (PM) por título. Independientemente del título, es probable que cada miembro del equipo ya sea un "gerente de proyectos" de algún tipo.
Otras claves para un equipo de gestión de proyectos confiable incluyen:
Transparencia
Colaboración eficaz y comunicación abierta
Un rastreador de proyectos, también conocido como software de gestión de proyectos como mondaycom
Metas claramente definidas
Un nivel de autonomía
Analicemos cada uno un poco más.
Transparencia
Según Merriam-Webster, ser transparente significa "caracterizarse por la visibilidad o accesibilidad de la información". En pocas palabras, la transparencia es "el acto de ser transparente".
En monday.com, se define la transparencia como "hacer que toda la información (números, hojas de ruta, planes, desafíos e inquietudes) sea fácilmente accesible para todos los miembros de su equipo".
La transparencia permite a todos los miembros del equipo ver la imagen completa, la hoja de ruta completa del proyecto, y (esto es clave) comprender cómo el trabajo que están haciendo encaja en ese plan e impacta directamente en el producto final. Lo que cada miembro del equipo hace día tras día es importante.
Colaboración eficaz y comunicación abierta
En cualquier relación comercial (o personal), la comunicación abierta es importante. Cuando se forma parte de un equipo de gestión de proyectos, es fundamental asegurarse de que se escuchen todas las voces en el momento oportuno. Los rastreadores de proyectos también pueden ser de gran ayuda con la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.
Las prácticas y protocolos de comunicación abierta ayudan a todo el equipo y al director del proyecto a identificar problemas potenciales y abordarlos de inmediato.
Un rastreador de proyectos (como monday.com, por supuesto)
El uso de un rastreador de proyectos (software de gestión de proyectos) como mondaycom ayuda a tu equipo a gestionar sus proyectos y tareas de una forma visual y fácil de seguir. El software de gestión de proyectos garantiza que todos se mantengan actualizados con todos los proyectos para asegurar que se cumplan los plazos. Los rastreadores de proyectos también pueden conducir a una mejor colaboración a través del intercambio de ideas y archivos, comentarios y otras formas de comunicación.
Como dijimos antes:
“Los rastreadores de proyectos son la herramienta más esencial en la caja de herramientas de gestión de proyectos. Los project managers dependen de ellos para optimizar la información, mejorar la colaboración y mantenerse actualizados sobre el progreso, pero no son los únicos que lo utilizan ".
Metas claramente definidas
Los proyectos no tienen éxito sin objetivos claramente definidos: objetivos generales del proyecto, objetivos del equipo y objetivos individuales de los miembros del equipo. Todos son igualmente importantes.
Según el Project Management Institute, "Los objetivos bien redactados proporcionan motivación, centran la atención [y] sirven como base para gestionar el desempeño y evaluar el cambio".
El panel de tareas y las listas de verificación son dos de las muchas formas en que puedes dividir las tareas y proyectos en pasos más pequeños de "tareas pendientes". En monday.com los tableros y las listas son como "pasos guiados para lograr con éxito tu (s) objetivo (s)".
Celebra el éxito individual y en equipo, con frecuencia y en público. En mondaycom, puedes incluir gifs animados para mantener las cosas ligeras y divertidas.
Un nivel de autonomía
Autónomo:
(a) controlando tu propio resultado
(b) lo contrario de estar microgestionado
Darle a tu equipo la capacidad de ser un poco más independiente ayuda a la moral y, en última instancia, al producto final. Según este estudio de la Universidad de Cornell, las empresas que permitieron que sus equipos trabajaran de forma autónoma experimentaron una tasa de crecimiento del 200% más alta que aquellas que dependían de un estilo jerárquico de gestión y experimentaron solo un tercio de la tasa de rotación.
Nuevamente, aunque no existe el equipo perfecto (de gestión de proyectos), utiliza las pautas anteriores para prepararte para el éxito.
Una nota rápida sobre la gestión ágil de proyectos
Aunque ciertamente no es la única opción para los enfoques de gestión de proyectos, vale la pena detallar un poco más la agilidad, una filosofía o sistema de creencias general sobre la gestión de proyectos y la realización del trabajo.
Agile es una metodología de gestión de proyectos que divide los proyectos más grandes en partes más pequeñas y manejables conocidas como iteraciones.
Aunque Agile no se concibió hasta 2001, su popularidad ha crecido exponencialmente en las últimas dos décadas. Una de las razones por las que muchos equipos de gestión de proyectos la incorporan es porque es útil.
Según el Project Management Institute:
El 75% de las organizaciones altamente ágiles cumplieron sus objetivos e intenciones comerciales
65% de proyectos terminados a tiempo
67% proyectos terminados dentro del presupuesto
Los equipos de gestión de proyectos de mondaycom son grandes fanáticos de lo ágil.
A lo largo de los años, nuestros equipos de gestión de proyectos han practicado la agilidad como el estándar de oro para realizar el trabajo.
Si bien Agile es sin duda el aquí y ahora de la gestión de proyectos, el futuro comienza a verse bastante diferente.
¿Cómo es el futuro de la gestión de proyectos?
Muchas tendencias de gestión de proyectos están dando forma a nuestra forma de trabajar. La inteligencia artificial puede ser la fuerza más grande con el efecto más grande y duradero. De hecho, en la encuesta Pulse of the Profession de PMI, el 81% de los encuestados informó que su organización ya está siendo afectada por las tecnologías de inteligencia artificial (IA).
Es más probable que la IA cambie la forma en que se planifican y programan las reuniones. Pero el escritor de tecnología Peter Giffen cree que la inteligencia artificial "también podría incorporar análisis de datos y analizar automáticamente los datos del equipo del proyecto, proporcionando indicaciones claras sobre cómo mejorar el rendimiento".
Como se describe en este artículo de Forbes, además de la IA, hay otras tres tendencias de gestión de proyectos que podemos esperar ver en un futuro próximo:
Los gerentes de proyecto necesitarán habilidades tanto de IA como de IE: ya hemos discutido la importancia de la IA, pero la IE (inteligencia emocional) se está convirtiendo cada vez más en una habilidad necesaria en el espacio de PM. La capacidad de comprender a otros humanos es fundamental.
La necesidad de adoptar enfoques más personalizados o híbridos: Atrás quedaron los días en los que una sola metodología era suficiente. Hemos profesado nuestro amor por lo ágil, pero es probable que los modelos necesiten ser flexibles para adaptarse a diferentes equipos y proyectos. Estamos bastante seguros de que hay una plantilla de monday.com para eso.
Una estructura de equipo más diversa: como se detalla anteriormente, el equipo "perfecto" es lo que busca. Es importante comprender cómo ese equipo se volverá cada vez más diverso: diversidad en el origen étnico, el estado socioeconómico e incluso la ubicación (el cambio a un equipo que trabaja desde casa solo se ha acelerado gracias a la pandemia mundial).
Pase lo que pase, la gestión de proyectos (afortunadamente) llegó para quedarse. Pero no todo el software de gestión de proyectos es igual.
¿Por qué utilizar monday.com para la gestión de proyectos?
El software de gestión de proyectos de monday permite a los equipos gestionar todos los proyectos y tareas en un solo lugar.
Nuestra solución significa que los equipos pueden:
Ver el progreso del proyecto de un vistazo (visualmente)
Mantener al tanto los horarios y los plazos
Colaborar de forma más eficiente y eficaz
Muchas (muchas) plantillas totalmente personalizables.
Fuente: monday.com