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Trabajo remoto: Cómo llevar a cabo una reunión virtual exitosa



¿Crees que los equipos deben estar en el mismo espacio físico para que una reunión sea productiva? Piénsalo otra vez. Las reuniones virtuales permiten a los equipos que trabajan de forma remota reunirse y compartir ideas, colaborar y hacer una lluvia de ideas de la misma manera que lo harían en persona ... pero desde cualquier lugar. Entonces, ¿cómo podemos hacer que estas reuniones sean tan efectivas y productivas como sea posible? En este artículo, cubriremos algunas de las mejores prácticas para tener reuniones virtuales y veremos algunas opciones de software para reuniones remotas que las organizaciones también deberían considerar. ¿Qué es una reunión virtual? Por definición, una reunión virtual se realiza en línea utilizando audio y/o video para conectar a las personas que trabajan desde diferentes lugares. También conocidas como reuniones remotas, permiten a las personas y los equipos colaborar, compartir y comunicarse en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren, lo que permite una mayor flexibilidad para todos los involucrados. Las reuniones virtuales incluyen reuniones como juntas virtuales o reuniones remotas de equipos, que pueden ser muy productivas y atractivas para los participantes. HBR informó que estudiaron 200 personas comparando la asistencia a una reunión presencial con una virtual, el 86% de los participantes informaron que los niveles de participación en reuniones virtuales eran más altos que en las reuniones presenciales. ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para reuniones virtuales?


Las reuniones virtuales a menudo pueden agotar la productividad cuando se abusa de ellas. De acuerdo a nuestra experiencia en simplifica.biz y monday.com hemos establecido algunos parámetros claros para cuándo (y cuándo no) recurrir a la videoconferencia. 1. Establecer un objetivo claro. La regla número uno de cualquier reunión productiva es que tiene un propósito claro. Asegúrate que todos los asistentes a tu reunión virtual sepan cuál es el objetivo antes de que comience la reunión y entiendan qué necesidades se abordan y se logran durante su tiempo juntos.

2. Tener una agenda. Para mantener tu reunión virtual bien encaminada, necesitas una agenda. Sin una hoja de ruta para la conversación, tus asistentes podrían desviarse, lo que puede hacer que la reunión dure más tiempo y puede llevar a que no se cumplan los objetivos. Mantén a todos trabajando hacia los objetivos con elementos de acción y temas que deben cubrirse antes de que finalice la reunión virtual.

3. Asignar roles y responsabilidades para los asistentes. Una manera simple de mantener a los asistentes en tu reunión virtual comprometidos es dar a cada persona un rol y las responsabilidades que conlleva su título. Una persona podría ser la persona que toma las notas, una persona podría tener una lluvia de ideas para la próxima sesión, otra podría ser un generador de informes. Dale a cada persona un trabajo para que estén más inclinados a permanecer involucrados y participar en la conversación.

4. Mensaje corto y dulce. Como con cualquier reunión, es fácil dejarse llevar y tener una reunión virtual eficiente de 30 minutos que se convierta en una sesión de recuperación de tres horas. Define el tiempo de tu reunión y establece un límite de tiempo para cada persona cuando necesite compartir actualizaciones para mantener a todos en orden.

5. Convierte tus reuniones en acción Una vez que hayas terminado tu reunión, asegúrate que todos los miembros del equipo conozcan los próximos pasos haciendo que las notas de la reunión o los elementos de acción estén disponibles para que todos los asistentes puedan dar seguimiento (Sugerencia: nuestra integración de Zoom es increíble para esto). ¿Cómo puedo hacer que las reuniones remotas sean más interactivas?


Si te preocupa cómo harás que tu reunión remota sea más interactiva (y cómo logrará que esos pocos callados hablen y participen), intenta trabajar en algunas actividades interesantes. Rompehielos / sesión de recuperación: Dale a cada persona de tres a cinco minutos al comienzo de la reunión para que responda una pregunta para romper el hielo o comparta una actualización sobre en qué están trabajando para que todos estén al tanto de lo que están haciendo sus compañeros de equipo.

Solicita comentarios en tiempo real: Involucra a los asistentes de tu reunión pidiéndoles comentarios en tiempo real que sean rápidos y eficientes con cosas como encuestas o votaciones sobre diferentes preguntas.

Llama a los asistentes que aún no han contribuido: toma nota de quién no ha hablado durante tu reunión virtual y asegúrate de llamarlos para que sus voces se escuchen como parte de la conversación grupal. (¡Algunas personas solo necesitan un empujoncito extra!) Opciones de software para reuniones remotas

Para realizar una reunión remota, necesitarás un software de reunión remota. El adecuado para ti dependerá de tus necesidades y preferencias de equipo. Aquí hay algunas opciones para considerar.

Zoom: Zoom es un popular software de reuniones remotas con características robustas que se integra con monday.com. Puedes usar la versión gratuita para hasta 100 participantes, pero las características más avanzadas vienen con planes pagos.

GoToMeeting: si deseas una solución simple y sin lujos, GoToMeeting permite compartir pantalla y llamadas de audio / video, así como características adicionales como la transcripción de reuniones para hasta 150 participantes.

Hangouts de Google: si estás buscando una herramienta básica de reunión remota basada en la web para un equipo pequeño, Hangouts podría ser para ti (nota: los Hangouts están limitados a 25 usuarios a la vez para chats de video relacionados con el trabajo). Sin embargo, Google Meet, una versión más reciente de este servicio de Google, ofrece opciones adicionales para reuniones virtuales más grandes.

Skype: Skype requiere que los usuarios descarguen su software en un dispositivo (como una computadora o teléfono inteligente), así que ten esto en cuenta: tus asistentes deberán configurarlo antes de su reunión. Skype tiene capacidad para hasta 50 personas de forma gratuita con conferencias de audio y video en cualquier dispositivo.

Join.me: con una configuración simple y un uso compartido de pantalla habilitado, Join.me ofrece a los participantes un límite en la duración de la reunión y un enlace personalizado para una pequeña tarifa. Realiza reuniones remotas como un profesional Las reuniones remotas pueden ser tan efectivas y productivas como las que realizas en persona. Asegúrate de seguir las mejores prácticas y prueba diferentes herramientas para encontrar una que le permita a tu equipo colaborar de manera eficiente sin importar dónde se encuentren (y sin dolores de cabeza adicionales). Podrás organizar reuniones virtuales de primer nivel en muy poco tiempo. . ¿Buscas más recursos para administrar su equipo virtual? ¡Mira nuestras plantillas de trabajo remoto!

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