El trabajo no está terminado hasta que se hace el papeleo, o en esta época, hasta que se hayan archivado los documentos.
Para realizar un seguimiento de los proyectos en toda tu organización, cumplir con las normas y mantener a los equipos lo más productivos posible, necesitas un sistema para administrar y almacenar archivos que funcione en equipos multifuncionales.
Las organizaciones de todas las formas y tamaños están analizando más a fondo cómo administran sus documentos y están haciendo inversiones para mejorar.
De hecho, se prevé que el valor de mercado de los sistemas de gestión de documentos aumente a 6.780 millones de dólares para 2023.
En este artículo, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber sobre el software de administración de documentos, incluidas las funciones que debes buscar en tu próxima solución.
¿Qué es la gestión de documentos?
La administración de documentos es el proceso de administrar y rastrear tus archivos, datos e información. Requiere sistemas y software adecuados para funcionar sin problemas.
La ISO describe oficialmente un documento como "cualquier información u objeto registrado que pueda tratarse como una sola unidad".
Un archivo de Word, una imagen, un archivo .csv que contiene líneas de datos, un paquete de código: todos estos pueden tratarse como documentos que necesitan una gestión eficaz.
Las empresas suelen adoptar un sistema de gestión de documentos (DMS) en el proceso de convertir documentos o archivos en papel en documentos electrónicos. A menudo, esto se hace a escala, utilizando un escáner.
Pero este no es el único uso de un sistema de gestión de documentos.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos no es solo para recibir documentos cargados. Es esencial para la organización de esos archivos digitales una vez que se cargan.
El software de gestión de documentos es la tecnología que, en última instancia, controla y organiza todos tus documentos digitales, además de cualquier archivo nuevo creado, una vez que se han digitalizado.
Los equipos empresariales pueden utilizar monday.com como software de gestión de documentos en la nube, lo que les permite integrar la gestión y el almacenamiento de archivos directamente en los flujos de trabajo de sus equipos.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve un conjunto de imágenes almacenadas en monday:
¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de documentos?
La implementación de software de gestión de documentos para tu organización tiene muchos beneficios, todos los cuales funcionan para optimizar los flujos de trabajo de tu organización y, en última instancia, conducir a equipos más productivos.
Cumplimiento normativo
Cumplir con las regulaciones gubernamentales requiere un alto nivel de supervisión en algunas industrias: atención médica, producción de alimentos y seguros, por nombrar algunos ejemplos.
En cada uno de estos casos, los archivos como documentos de construcción, documentos legales, documentos que contienen datos del cliente y muchos otros deben archivarse correctamente. Es increíblemente importante que los documentos relevantes estén seguros y organizados para que se puedan consultar cuando sea necesario.
El software de gestión de documentos te permitirá mostrar visualmente el proceso de almacenamiento para los empleados internos que puedan necesitar buscar documentos en respuesta a una auditoría.
Además, los historiales de aprobación y edición se vuelven transparentes, lo que hace que los documentos sean fáciles de rastrear y mantener seguros.
Seguridad de los documentos
Cuando trabajas con un sistema de gestión de documentos, todos sus documentos se almacenan en un solo lugar, lo que hace que sea mucho más fácil mantenerlos seguros.
Las brechas de seguridad ocurren con más frecuencia cuando los documentos y los datos se almacenan en varios lugares o aplicaciones, ya que es más difícil para los equipos de tecnología de la información (TI) mantener más de una ubicación segura.
Cuando hay menos ubicaciones para mantener seguras, minimizas el riesgo de ataques cibernéticos o piratas informáticos que intentan acceder a tus datos.
Además, la gestión de documentos que se basa en el almacenamiento en la nube hará una copia de seguridad automática de tus datos, manteniendo seguros los archivos confidenciales incluso si hay una interrupción.
Instalaciones de búsqueda
Incluso un sistema de organización hermético no puede vencer a un sistema con una funcionalidad de búsqueda flexible y precisa.
Con un sistema de gestión de documentos eficaz, puedes buscar algo más que el título del documento.
Los criterios de búsqueda adicionales, como la fecha de la última edición, el propietario, el texto específico dentro del documento y mucho más, hacen que sus datos e información sean increíblemente fáciles de encontrar.
Soporte del ciclo de vida del producto
Un sistema de gestión de documentos se integrará con otras herramientas en toda tu organización, apoyando a todos los equipos involucrados en el ciclo de vida del producto, desde la ideación hasta la creación y finalmente llegar a las manos del cliente.
Colaboración mejorada
Cuando todos los miembros del equipo tienen acceso a la información precisa actualizada más recientemente, es más fácil permanecer en la misma página.
Los miembros del equipo pueden colaborar más fácilmente y, sin la necesidad de comprobar constantemente que se está trabajando en las cosas correctas, la productividad aumenta.
Una solución de software también permitirá a los proveedores y contratistas externos acceder a los documentos que necesitan, convirtiéndolos en una parte integral de tu flujo de trabajo.
6 características que debes buscar en el software moderno de administración de documentos
Los equipos empresariales necesitan una potente tecnología de gestión de documentos que les permita gestionar archivos de forma eficaz.
Debes buscar las siguientes 6 características al seleccionar la solución de gestión de documentos ideal para tu empresa:
1. Integración con tu software de gestión de proyectos
Una de las cosas más importantes que necesitas es que tu software de administración de documentos se integre con cualquier herramienta que tus equipos usen para ejecutar las tareas diarias y administrar proyectos.
Los archivos deben poder agregarse y eliminarse directamente dentro del software de gestión de proyectos para que toda la información y los datos del proyecto se encuentren en un solo lugar, fácilmente accesible para todas las partes interesadas.
Cuando los archivos se almacenan y organizan en el mismo lugar donde se lleva a cabo la gestión de proyectos, se promueve la colaboración entre los equipos y se asegura de que los miembros del equipo no pierdan el tiempo buscando archivos.
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo los documentos y archivos se integran directamente en una tarea de monday.com:
2. Ver documentos y archivos de un vistazo
Debería ser increíblemente fácil ver todos los documentos relacionados con un proyecto o tarea. Esto significa la información dentro de un documento y su nombre, etiquetas u otra información.
Al usar monday.com, puedes ver los archivos inmediatamente después de cargarlos.
Los documentos se muestran tanto por su nombre como por una vista previa visual para que sea fácil ver exactamente cuáles se han incluido sin descargarlos de forma nativa o abrirlos por completo.
3. Organizar archivos visualmente
Es importante ver de un vistazo qué archivos están relacionados con cada tarea o proyecto.
Toma la lista de tareas de un equipo de diseño, por ejemplo. Necesitan saber qué imágenes en bruto, archivos de video y capturas de pantalla son relevantes para cada una de sus tareas por separado.
No deberían tener que perder el tiempo buscando en un repositorio de archivos para encontrar el contenido adecuado para trabajar.
Con monday.com, no solo puedes ver los archivos dentro de una tarea, sino que también puedes verlos como una columna en el tablero general de monday.com, que se muestra como una pequeña miniatura. Esto facilita discernir exactamente qué archivos se atribuyen a cada tarea.
4. Ver todos los archivos en un solo lugar
Un buen software de administración de documentos brinda flexibilidad sobre cuándo y cómo visualizar tus archivos.
En algunos casos, es posible que desees ver de inmediato todos los archivos relacionados con un proyecto específico y, en algunos casos, querrás poder ver todos los archivos en el universo digital de tu organización.
Dentro de un tablero de proyecto en monday.com, puedes ver todos los archivos relacionados con un proyecto en particular utilizando la vista de archivos de monday.com. Esto muestra rápidamente todos los archivos como miniaturas, como se muestra a continuación:
Además, puedes ver todos tus archivos en toda la plataforma monday.com. Se pueden buscar fácilmente por factores como el tipo de archivo, el propietario, la fecha de carga, el título y mucho más.
5. Comenta o colabora directamente en los archivos
Tu sistema de administración de documentos debería permitirte comentar y colaborar en archivos sin descargar y volver a cargar esos archivos en el sistema.
monday.com te permite hacer comentarios directamente en archivos sin tener que sacar el archivo del sistema para realizar cambios y luego compartirlos con tu equipo.
6. Fácil de descargar
En algunos casos, querrás trabajar con archivos fuera de tu sistema de administración de documentos. Si necesitas archivos nativos en tu escritorio, tienes la opción de descargarlos directamente.
Administra documentos de manera eficiente para mejorar la productividad
La mala gestión de archivos conduce a flujos de trabajo lentos, riesgos de seguridad y frustración entre los miembros del equipo.
Por otro lado, cuando todos saben dónde encontrar la información que necesitan fácilmente y los datos se recopilan en un solo lugar, los procesos se mueven mucho más fácilmente y el trabajo se realiza con mayor facilidad.
Si estás interesado en una solución de administración de documentos que sea mucho, mucho más que solo administración de documentos, e integre tu información y datos con los flujos de trabajo de administración de proyectos en toda su organización, contacta a un de nuestros partners.
Fuente: monday.com