¿Por qué se evitan con tanta frecuencia las reuniones uno a uno?
Los gerentes saben que se supone que deben tener encuentros uno a uno con regularidad, pero muchos encuentran que estas reuniones son incómodas, inútiles y que absorben el tiempo, y harán cualquier cosa para salir de ellas. Al mismo tiempo, muchos empleados no presionan para que esto suceda porque no quieren "mover las aguas" y, a menudo, creen que "no tener noticias es una buena noticia".
Es por eso que las reuniones uno a uno rara vez se programan y, a menudo, se cancelan hasta que llega el momento de la revisión del desempeño. Es entonces cuando ambas partes no tienen más remedio que tener la conversación abierta y honesta que ambos han estado temiendo.
Sin embargo, la cuestión es que las reuniones individuales son más que una simple oportunidad para repartir comentarios negativos y descubrir frustraciones entre las evaluaciones de desempeño. Pueden ser una herramienta valiosa para ambas partes si se hacen bien.
Alinearse con el propósito de sus teuniones individuales
¿Por qué son importantes las reuniones uno a uno?
Construyen una base excelente para una relación laboral de confianza, lo que las convierte en las reuniones más importantes con los subordinados directos.
Comienza alineándote con el propósito. Decidir junto con los miembros de tu equipo en qué se centrará la reunión individual es clave y debe incluir una combinación de lo siguiente:
Compartir actualizaciones importantes
Intercambiar ideas
Abordar cualquier cuello de botella que impida que el trabajo avance
Proporcionar comentarios positivos y constructivos
Hablar sobre el desarrollo profesional y las oportunidades de crecimiento
Independientemente de cómo estén estructuradas tus reuniones individuales, también debes reservar algo de tiempo para conversar sobre cosas que ayudarán a establecer una relación, como hablar sobre pasatiempos o planes para el fin de semana.
Tener charlas informales permite que los miembros de tu equipo se sientan más cómodos compartiendo. Y, en realidad, terminan siendo más receptivos a la retroalimentación constructiva.
Pero eso no es todo.
Cómo llevar a cabo una reunión individual exitosa
Crea una rutina y apégate a ella
Si después de leer esto, de repente sientes la necesidad de reservar tiempo en tu calendario para innumerables reuniones individuales, eso es genial, pero primero, asegúrate de que el compromiso que estás asumiendo sea realista.
¿Ya tienes una agenda repleta y un equipo de 20 personas? Tal vez las reuniones semanales individuales de 1 hora con cada uno de ellos se sobrepasen y, en cambio, es posible que desees apuntar a reuniones más breves y menos frecuentes. Lo último que quieres hacer es prometer en exceso y no cumplir, así que piensa cómo quieres estructurar tu semana.
Tampoco hay una estructura correcta que debas adoptar. Realmente depende de las necesidades individuales de cada uno. Algunos miembros del equipo pueden necesitar reunirse semanalmente durante una hora, mientras que otros están bien con una reunión quincenal de 20 minutos.
El objetivo es encontrar una rutina que funcione para tu equipo; y con el que también puedes comprometerte. Y, si por alguna razón necesitas cancelar, debes asegurarte de reprogramar de inmediato para mantener el impulso.
Llega preparado
Debido a que las reuniones individuales tienden a ser más informales, los gerentes y sus subordinados directos a menudo se presentan a las reuniones con la esperanza de que el otro tenga algo de lo que quieran hablar, algo incómodo.
No es de extrañar que los gerentes lleguen a la conclusión de que estos uno a uno son una pérdida de tiempo. Alinearse con el propósito de tus reuniones individuales debería ayudarte y a los miembros de tu equipo a estar mejor preparados para lo que se discutirá.
No está de más crear una agenda corta que ambos agreguen y que actúe como una guía para que la reunión sea la más productiva.
Estar presente y escuchar activamente
Es difícil convencer a los miembros de tu equipo de que los valoras cuando tu mente está en otra parte durante una reunión.
Si bien puede ser un hábito inconsciente revisar tu teléfono o mover un bolígrafo, es importante mostrar a los miembros de tu equipo que los estás escuchando activamente.
La mejor manera de demostrar que te importa es eliminar cualquier cosa del espacio que pueda causar distracciones y responder a tu compañero de equipo de manera adecuada.
Si necesitas garabatear durante las reuniones para concentrarte, asegúrate de que los miembros de tu equipo comprendan por qué es necesario para que no se lo tomen a mal.
Proporciona comentarios honestos y constructivos con regularidad
Es mucho más fácil compartir comentarios constructivos cuando ya tienes una relación sólida con cada uno de los miembros de tu equipo.
Y si te reúnes con regularidad, debes proporcionar comentarios con más frecuencia para que cuando llegue el momento de la revisión del desempeño, sea un resumen y no una sorpresa.
Algo a tener en cuenta es ocuparse primero de los comentarios más importantes. Si tienes muchos comentarios constructivos para un miembro del equipo, puede ser abrumador e ineficaz compartir todo de una sola vez. Hacer esto también ofrece menos tiempo para compartir las formas en que pueden mejorar.
Además, cualquier comentario constructivo casi siempre debe ir acompañado de lo que los miembros de tu equipo están haciendo bien; será de gran ayuda.
Pregunta qué necesitan y qué puedes hacer mejor
Pocas personas se sienten cómodas diciéndole a su gerente lo que necesitan y el número disminuye significativamente cuando se trata de decirle a su gerente lo que pueden hacer mejor.
Pero la retroalimentación es una vía de doble sentido. Como gerente, también tienes formas de mejorar y los miembros de tu equipo son algunas de las mejores personas para escucharte.
Si aprovechas la oportunidad para abrir la palabra y recibir comentarios de una manera no amenazante, aprenderás mucho y te convertirás en un mejor administrador para ello.
Pero, si lo haces de una manera que implica que realmente no quieres saber lo que ellos piensan o quieren, pero sientes que debes hacerlo porque "se ve bien", ellos lo notarán de inmediato, así que asegúrate de hacerlo cuando estés realmente abierto a ello.
Preguntar no siempre te dará una respuesta honesta, pero mostrará a los miembros de tu equipo que también estás interesado en mejorar.
Ahora estás listo para comenzar a planificar tus reuniones individuales con los miembros de tu equipo. ¡Buena suerte!
Fuente: monday.com