Tener equipos y oficinas remotas generalmente significa crecimiento, lo cual es algo bueno. Sin embargo, viene con un conjunto único de desafíos. Mapeamos esos desafíos para ti y te proporcionamos los mejores consejos para superarlos, tomando el ejemplo de nuestros clientes con mayor crecimiento.
Cuando Lou Hoffman, jefe de Hoffman.com global PR Company se mudó con su familia para abrir su sucursal en el Reino Unido, aprendió de primera mano lo que se siente ser el extranjero en la oficina. Leigh Buchanan describe la experiencia en su entrevista para Inc.com. “Una cosa que descubrió Hoffman es que ellos (empleados en el extranjero) sintieron angustia por negligencia. Por ejemplo, sabían que cuando los servidores de correo electrónico corporativos fallaban, las diferencias de zona horaria significaban que el personal global podría tener que esperar horas para la reanudación del servicio. En Silicon Valley, Hoffman había considerado aceptables esos retrasos. Pero en Londres, privado de correo electrónico durante horas mientras esperaba a que abriera la oficina de Estados Unidos, cambió de opinión ”.
Esta anécdota sincera demuestra cómo, incluso hoy, la gestión de equipos remotos o distribuidos plantea muchos desafíos. El mayor desafío de todos es garantizar que el equipo remoto siga siendo una parte real de la empresa. Mantenerse sincronizado, tanto con las tareas como con los objetivos, es difícil. Al administrar una empresa con equipos en más de una ubicación, pasas tiempo buscando evitar retrasos causados por la falta de sincronización y conciliando las diferencias de zona horaria. Con base en nuestra experiencia trabajando con cientos de gerentes y miles de empleados, les compartimos algunas señales de desafíos remotos del equipo.
Ponte a prueba: ¿sufro los primeros signos de gestión remota del equipo?
Señal n. ° 1: Búsqueda de nuevas herramientas
¿Estás constantemente buscando nuevas herramientas para que todos estén en la misma página? Por ejemplo, herramientas de comunicación en vivo, herramientas para compartir conocimientos, herramientas de colaboración y herramientas de gestión de tareas colaborativas.
Signo # 2: redactando actualizaciones
¿Pasas al menos una hora al día redactando resúmenes para poner al día al equipo remoto? ¿Y a menudo recibes sus comentarios solo 24 horas después del envío, incluidas las preguntas de seguimiento y las negativas?
Signo # 3: propiedad poco clara
Cuando las tareas se retrasan, ¿sabes a quién recurrir para obtener respuestas o es difícil averiguar quién estaba a cargo de qué?
Si respondiste al menos una de estas preguntas con un Sí, es posible que te enfrentes a algunos desafíos en la administración de tus equipos remotos. Pero no te preocupes, aquí hay excelentes consejos para ayudarte a superar estos desafíos.
Gestión exitosa de equipos remotos en 3 sencillos pasos
1. Crear una hoja de ruta para todos
Crea una hoja de ruta única para toda la empresa, en lugar de una para Marketing, otra para Investigación y Desarrollo, otra para Producto, etc. Esta hoja de ruta debe ser comunicada y accesible para todos en la empresa. De esta manera, todos los equipos en todas las ubicaciones están alineados hacia los mismos objetivos. Mantiene a todos enfocados y crea la sensación de ser parte de un esfuerzo unido.
2. Actualización sobre temas, no personas
En lugar de crear actualizaciones para las personas, crea actualizaciones sobre temas o proyectos. Esto te ahorrará mucho tiempo. Si haces que estas actualizaciones sean accesibles en un lugar para que lo vean todos los miembros relevantes del equipo, ahorrarás más tiempo. Poner actualizaciones en un solo lugar significa que no tienes que enviar docenas de correos electrónicos y luego rastrear todas las respuestas. En cambio, los miembros del equipo pueden revisar las actualizaciones relevantes para ellos, e incluso comentar y discutir en un lugar central. La actualización en torno a temas o proyectos permite a los equipos llevar fácilmente cualquier tarea de la A a la Z a través de todos los diferentes departamentos y equipos, y cada uno agrega su contribución relevante.
3. Establecer una base de información unida
Este es un verdadero cambio de juego y especialmente útil para las empresas que están incorporando a muchos nuevos empleados. Como probablemente ya estés utilizando algún tipo de herramienta para compartir información o conocimientos, úsala para asegurarte de que haya un lugar para toda la información que las personas necesitan para realizar su trabajo. Cuando todo el conocimiento relevante está en un lugar central, no hay brechas de conocimiento y no se pierde tiempo en llamadas para pedir información.
Cómo monday.com ayuda a sus clientes, y puede ayudarte, a administrar equipos remotos fácilmente
monday.com analizó todo lo anterior y lo concentró en una única solución. En monday.com, cada persona de la empresa puede ver claramente la hoja de ruta y comprender dónde encaja. En monday.com, cada empleado, en cualquier lugar, puede compartir y obtener actualizaciones sobre proyectos relevantes para su trabajo. Compartir actualizaciones crea una base de conocimiento central con acceso para todos. En monday.com, todos siempre están en la misma página.
Una herramienta para actualizar y compartir
monday.com es una plataforma donde todos los departamentos contribuyen con actualizaciones sobre su progreso continuo y se suscriben solo a los temas relevantes para ellos. Esto significa que todos se mantienen actualizados sobre lo que necesitan saber, pero no están abrumados con información. Nuestros clientes dicen que usar monday.com reduce drásticamente los correos electrónicos, las videoconferencias y el tiempo dedicado a dar actualizaciones. También significa que cuando Jay, el líder de su equipo móvil en San Francisco enciende su computadora, a cualquier hora de la noche o del día, todas las nuevas instrucciones ya lo están esperando y su equipo puede comenzar a trabajar de inmediato.
Actualizaciones construidas sobre temas
Dado que la información en monday.com se basa en temas (de tu elección), es fácil llevar las cosas de la A a la Z. Una nueva característica, por ejemplo, puede ser un tema, para los diversos departamentos que trabajan en un mismo proyecto, así pueden saber en qué etapa entrar en acción e ir agregando actualizaciones de progreso para que todos los miembros relevantes del equipo las vean.
De esta manera, Sarah, diseñadora con sede en Londres, recibe una notificación, con todo lo que necesita en monday.com, incluido el proceso que llevó a cada decisión, por lo que no necesita esperar a que llegue la mañana en Estados Unidos para preguntar "¿por qué escogiste este logo o ese menú superior?".
Seguimiento fácil
Cuando un miembro del equipo actualiza su progreso en monday.com, siempre puede etiquetar a la siguiente persona que necesita dar su opinión o cerrar sesión en el proyecto. De esta manera, las cosas no se pierden entre las grietas y las tareas que se atoren se ven rápidamente y con total transparencia.
Lo más importante es recordar las prácticas básicas de trabajo: la comunicación directa, la transparencia, la colaboración en tiempo real, y encontrar las herramientas y métodos para mantenerlos conforme vayas creciendo.
Fuente: monday.com