Sobre el papel, un flujo de trabajo puede sonar como un concepto realmente técnico. En realidad, es comparable a los carriles pintados, las luces de las calles y los sistemas de carreteras cuidadosamente planificados que esperamos cuando conducimos (¿te imaginas conducir sin nada de eso en su lugar?).
Los flujos de trabajo y todos los pasos involucrados existen para guiar todas las piezas en movimiento hacia el resultado deseado de manera eficiente y confiable; esto requiere un mapeo de procesos para flujos de trabajo repetibles que son esenciales para la gestión de procesos comerciales.
Este artículo es una inmersión profunda en todo lo relacionado con el flujo de trabajo. Explicaremos qué son los flujos de trabajo y cómo puedes usar las automatizaciones y el software de flujo de trabajo para la mejora de procesos y los sistemas que se administran solos de manera práctica.
¿Qué es un flujo de trabajo? ¿Qué implica crear uno?
Un flujo de trabajo es una serie estandarizada de tareas que se completan para lograr un objetivo específico.
En monday.com, las aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas son las que hacen que nuestro sistema operativo de trabajo (Work OS) funcione, lo que permite a los equipos planificar, ejecutar y realizar un seguimiento de los procesos, proyectos y el trabajo diario.
¿Cuál es un ejemplo de un flujo de trabajo?
Para mejorar el proceso de un flujo de trabajo, así es como podría verse una secuencia de pasos para la incorporación de clientes:
Envía un correo electrónico automatizado con las próximas llamadas de capacitación
El administrador de éxito del cliente (CSM) asignado realiza una llamada de capacitación
CSM inicia una secuencia de incorporación de correo electrónico basada en las necesidades del cliente
Diez días después, CSM revisa los datos de uso de los clientes para asegurarse de que estén usando el producto de forma activa.
CSM hace un seguimiento con el cliente para programar la próxima reunión
Imagínate si todos los equipos de tu organización ejecutaran un modelado de procesos comerciales como este. Ciertamente facilitaría el análisis del flujo de trabajo más adelante para comprender dónde hay margen de mejora o qué funciona bien, pero más sobre esto más adelante. Idealmente, debería haber un flujo de trabajo para cada proceso, idealmente con un diagrama asociado.
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo y quién lo usa?
Un diagrama de flujo de trabajo, a veces llamado diagrama de flujo de proceso, es una descripción gráfica/visual de un proceso lineal repetible destinado a ver una tarea hasta su finalización.
Su propósito es hacer que los flujos de trabajo complejos sean más fáciles de entender haciéndolos visuales.
Comprender las formas de un diagrama de flujo de trabajo
Como se muestra en el ejemplo anterior, un diagrama de flujo de trabajo consta de varias formas geométricas y flechas que ayudan a definir más cada paso. Aquí hay un gráfico para que tenga sentido de uno básico; es posible que encuentres otras variaciones. Por eso es importante incluir leyendas para tus procesos de trabajo.
Los diagramas de flujo de trabajo de la empresa ayudan a los empleados a comprender mejor su función dentro de la empresa o su equipo. Para los flujos de trabajo de negocios para proyectos, representan visualmente qué trabajo debe completarse y en un orden específico.
Casi todas las empresas u organizaciones exitosas en todas las industrias confían en ellos para mejorar y organizar la productividad de su flujo de trabajo:
Comercio electrónico: viaje del cliente desde el conocimiento hasta el interés para tomar decisiones y comprar. Los gráficos más detallados pueden mostrar acciones posteriores a la venta (envío, entrega, actividades de retención, etc.).
Atención médica: recorrido del paciente desde la programación hasta la llegada, el examen, los resultados y el seguimiento.
Educación: proceso de estudiante universitario: solicitud, registro, aceptación, inscripción, horario de clases... y, en última instancia, aceptación de títulos y seguimiento de ex alumnos.
Desarrollo de aplicaciones: Lluvia de ideas para creación de esquemas y diseño para programación y lanzamiento (y comentarios de las partes interesadas posteriores al lanzamiento).
¿Cuáles son los 3 componentes básicos de un flujo de trabajo?
Ahora que entendemos un poco más sobre los diagramas de flujo de trabajo, volvamos a los conceptos básicos de un flujo de trabajo. Estos tres componentes básicos son comunes:
Entrada: Las "cosas" (personal, materiales, recursos, etc.) que se utilizan para completar un paso en un proceso.
Transformación: Las reglas o instrucciones/pasos de cómo se recibe la entrada y qué sucede con ella una vez recibida.
Salida: El producto o entregable que se crea como resultado de la transformación. La salida también puede servir como entrada para el siguiente paso en un proceso.
Cada uno de los tres componentes es, en realidad, mucho más detallado y complejo.
¿Qué es el software de gestión de flujo de trabajo? ¿Cuáles son algunos ejemplos?
El software de gestión de flujo de trabajo, a veces conocido como sistema de gestión de flujo de trabajo, es esencialmente una herramienta digital que proporciona la infraestructura para la configuración, el rendimiento y la supervisión de una secuencia definida de tareas.
Por lo general, ofrecen una serie de métodos de flujo de trabajo y gestión de proyectos dentro de ellos, como diagramas de Gantt, calendarios, tableros Kanban y más.
El truco es que no todo el software de flujo de trabajo es igual. En la siguiente sección, exploraremos las características esenciales que debes tener en cuenta.
4 cosas que debes buscar en la plataforma de gestión de flujo de trabajo (y por qué necesitas una)
Una sofisticada plataforma de gestión de flujos de trabajo permite a los equipos completar cualquier tipo de proceso empresarial con facilidad y de forma independiente.
Aquí hay cuatro cosas que cada plataforma superior debe incluir y qué características lo hacen posible:
Libertad para centralizar tus datos en un solo lugar
Una gran pérdida de tiempo proviene de tratar de rastrear y actualizar tus datos desde varias herramientas. Ciertamente deja espacio para errores, demoras y, por supuesto, falta de precisión que podría costarte aún más tiempo o impacto.
Tómate el tiempo para comprender las ofertas de integración antes de elegir un software de gestión de flujo de trabajo: conectar el software de terceros a tu plataforma actual te brinda flexibilidad para trabajar de la manera que desees, sin problemas y al mismo tiempo reduce la redundancia, elimina las pequeñas tareas de ingreso de datos y centraliza los datos.
Una ventaja son los paneles en la plataforma que se actualizan y personalizan automáticamente, lo que en última instancia brinda a los gerentes una visión general más clara del rendimiento.
En monday.com, por ejemplo, los gerentes de ventas pueden conectar directamente su sistema CRM para permitir una importación perfecta de datos de rendimiento de ventas. La información crucial se puede administrar en un tablero como el que se muestra a continuación.
Automatizaciones para optimizar todas las partes de su flujo de trabajo
La mayoría de los sistemas de gestión de flujo de trabajo prometen herramientas integradas para respaldar las funciones de gestión de proyectos; lo que distingue a los mejores del resto tiene que ver con lo intuitivos que son y cuánto tiempo pueden ahorrar a los usuarios.
Los expertos estiman que el valor de automatizar tareas innecesarias (solo para las empresas estadounidenses) podría ascender a 15 billones de dólares. ¿Necesitas copiar el texto de un correo electrónico y agregarlo a tu CRM? ¿O podrías manejar un sistema de software de flujo de trabajo?
Prioriza el software que te permite automatizar las siguientes tareas:
Fechas de vencimiento
Recordatorios
Actualizaciones de estado
Propietarios de tareas
Seguimiento del tiempo
En monday.com, nuestras recetas de automatización (combinaciones predefinidas de disparadores (eventos que ponen en marcha una automatización) y acciones (lo que ocurre como resultado de ese disparador)) facilitan la aceleración de tu flujo de trabajo mientras promueven la transparencia.
Por ejemplo, puedes:
Usar integraciones para actualizar la información de la tarjeta de tareas en todas las plataformas
Notificar a otros departamentos sobre informes de errores
Comunícate con tus compañeros de trabajo cuando termines tu paso
Estos son solo algunos ejemplos de tareas manuales que puedes dejar en manos del sistema de gestión del flujo de trabajo.
Funciones nativas centradas en la transparencia
En organizaciones de todos los tamaños, la comunicación es decisiva. Sin una comunicación clara y directa, especialmente en torno a los flujos de trabajo, el trabajo duplicado y los retrasos ocupan un lugar central.
Hacer que la comunicación regular y organizada forme parte del flujo de trabajo de tu equipo es mucho más fácil con el software de flujo de trabajo adecuado. Esto se reduce a cuatro cosas principales:
Propietarios de tareas: elige una herramienta que te permita asignar a personas e incluso equipos para trabajar. Esto promueve la rendición de cuentas y no deja a nadie preguntando: "¿Quién está haciendo eso otra vez?"
Estados: ve más allá de "Trabajando en ello" y "Terminado" y busca una plataforma como monday.com Work OS que te permite crear decenas de estados con tus propias etiquetas y una variedad de colores.
Actualizaciones y comentarios: reduce los mensajes y correos electrónicos de Slack sobre las tareas con la capacidad de comentar y etiquetar a los miembros del equipo directamente en la tarea en cuestión.
Uso compartido de documentos: la comunicación a menudo también se presenta en forma de documentos y memorandos más grandes. Busca una herramienta que te permita tanto compartir archivos como crear tus propios documentos dentro de la plataforma.
Funcionalidad entre departamentos
Como mencionamos anteriormente, el software de gestión de flujo de trabajo es crucial para cualquier tamaño o tipo de equipo. Lo mismo es cierto para las organizaciones con departamentos que trabajan en estrecha colaboración o para, en última instancia, alcanzar los objetivos de toda la empresa. Por lo tanto, es crucial que la plataforma que elijas permita una colaboración y comunicación fluidas, independientemente de la función del equipo.
Ya sean números, hojas de ruta, planes o desafíos, querrás que esta información sea fácilmente accesible para cualquier parte interesada relevante, interna o externamente. Afortunadamente, esto es algo que está en el ADN de monday.com.
5 razones para estandarizar tu flujo de trabajo
Nos gusta pensar que la lógica detrás de la estandarización de los flujos de trabajo es tan simple como "lo que sube debe bajar": ¡lo que está estandarizado da como resultado menos dolores de cabeza!
Estas son nuestras 6 razones principales para estandarizar tus flujos de trabajo:
1. Mayor productividad
Un flujo de trabajo estandarizado significa que cada miembro del equipo conoce sus tareas. Saben qué hacer y cuándo hacerlo, lo que elimina la ambigüedad que provoca retrasos y falta de trabajo.
La reducción del trabajo manual que viene con la estandarización también contribuirá a flujos de trabajo más eficientes, lo que significa que tus equipos pueden hacer más trabajo.
2. Menos microgestión
Los flujos de trabajo estandarizados combaten la microgestión de una manera doble:
Los miembros del equipo están empoderados para practicar una mayor autogestión con propiedad sobre sus tareas y menos dependencia de sus gerentes para la dirección y orientación porque ya se ha establecido un plan claro.
Los gerentes pueden otorgar más autonomía a sus informes porque pueden ver rápidamente dónde se encuentran las tareas y los proyectos con respecto a los plazos. En monday.com, pueden consultar directamente sobre una tarea y automatizar señales de gestión como recordatorios para completar tareas, proporcionar actualizaciones de estado y buscar aprobaciones.
3. Resultados más consistentes
Buenas noticias: los flujos de trabajo estandarizados producen resultados más consistentes. Con un flujo de trabajo estandarizado, puedes entregar un resultado casi idéntico cada vez, incluido el tiempo que lleva terminar. Debido a que has creado un proceso de rutina, incluso los nuevos jugadores clave pueden incorporarse y ejecutar sus tareas sin problemas.
4. Tasas mejoradas de incorporación y adopción
Un flujo de trabajo integral y esencial de cada organización en crecimiento es la incorporación de nuevos empleados. Si bien es de vital importancia, la incorporación también requiere mucho tiempo, recursos y costos.
Dos de los principales desafíos de capacitar a los nuevos empleados giran en torno a la inconsistencia y la tecnología insuficiente para automatizar u organizar el proceso.
Los flujos de trabajo estandarizados en el software de gestión del trabajo como monday.com aceleran drásticamente el tiempo de preparación de los nuevos empleados y les permiten aportar valor más temprano que tarde.
5. Riesgo reducido
La estructura uniforme de los flujos de trabajo estandarizados se presta a la reducción de riesgos. En primer lugar, trazar un flujo de trabajo de principio a fin ayuda a los administradores de proyectos y colaboradores a comprender de antemano los puntos potenciales de los obstáculos, de esta manera pueden construir tu estrategia con precisión.
En segundo lugar, ayuda a reducir el riesgo durante la ejecución del proyecto. Por ejemplo, cuando los empleados tienen una comprensión clara de cómo completar procesos específicos, cuándo buscar aprobaciones y cómo mantener ciertos estándares o requisitos, la probabilidad de errores y demoras se reduce significativamente.
6. plantillas para estandarizar flujos de trabajo complejos
Nos encantan las plantillas aquí en monday.com. Tenemos cientos de plantillas listas para usar (todas totalmente personalizables) para muchos flujos de trabajo diferentes. Aquí hay 6 de ellos que se pueden usar para ayudar a estandarizar flujos de trabajo complejos:
1. Incorporación de empleados
Esta plantilla te brinda una base sólida para crear la experiencia de incorporación de nuevos empleados ideal y sin estrés. Tienes la flexibilidad de personalizarlo con tus propios mensajes e integraciones favoritas para que tus nuevos usuarios comiencen a usar sus herramientas favoritas de inmediato.
2. Diseño creativo
Cualquier agencia de diseño o equipo creativo interno debe tener un proceso de varios pasos para entregar diseños terminados. Traza el tuyo o inspírate en el nuestro para que nunca pierdas el ritmo de dónde se encuentran los diseños y quién los está ejecutando.
3. Producción de videos
La planificación de la producción de video es un proceso complejo con muchas partes móviles. Además, cada ciclo de vida del proyecto tiene variables únicas que pueden cambiar las entradas necesarias.
Esta plantilla describe un flujo de trabajo básico de preproducción que puedes repetir para cada toma.
4. Fabricación
Si confías en proveedores o fabricantes externos, puedes configurar un flujo de trabajo de fabricación simple como este.
Nuestra plantilla de proceso de fabricación, como todas las plantillas de monday.com, se puede personalizar para adaptarse mejor a los procesos de fabricación internos.
5. Solicitudes de TI o informes de errores
Tanto si es un departamento de TI interno como si ofreces servicios de TI de gestión a empresas, la gestión eficiente de las solicitudes de TI es imprescindible.
6. Gestión de clientes potenciales
Un futuro cliente se tomó el tiempo de completar de manera proactiva un formulario en tu sitio web para obtener más información sobre tu oferta, solicitar una demostración u obtener más información.
6 consejos para optimizar tus flujos de trabajo
Como hemos visto, vale la pena el esfuerzo de estandarizar tus procesos comerciales recurrentes, debido a los beneficios en productividad y eficiencia. Aquí hay algunas maneras en que puedes optimizar tu flujo de trabajo:
1. Otorga el mismo valor a la propiedad y las tareas
Si bien realizar tareas pequeñas es una parte importante del trabajo de cualquier miembro del equipo, es importante darles autonomía en sus áreas de especialización. Dejar esto claro a otros miembros del equipo les dará claridad sobre a quién contactar y liberará tiempo para los gerentes de proyecto y el liderazgo de las preguntas del día a día. monday.com te permite aclarar quién es el propietario de la tarea, quién es el punto de contacto y más con las columnas de personas que puedes personalizar.
2. Automatizar, automatizar, automatizar
Introduce algún nivel de automatización en la mezcla, siempre que sea posible. Por ejemplo, configura los formularios de clientes potenciales y los correos electrónicos de tu sitio web para crear nuevas tarjetas de tareas basadas en los correos electrónicos entrantes.
3. Establecer prácticas de comunicación coherentes
Cuando se trata de brindar comentarios o actualizaciones, alienta a tu equipo a ser coherente, ya sea en su formato o donde agregan sus aportes. Nos gusta comentar directamente sobre las tareas en la sección Actualizaciones de monday.com; allí puedes continuar las conversaciones en tiempo real y en contexto en lugar de buscar correos electrónicos o mensajes.
4. Da visibilidad a tus KPI
Las expectativas claras de rendimiento, tanto a nivel de equipo como individual, siempre son una buena idea. Asegúrate de establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) a los que cualquiera pueda acceder. Esto mantendrá a todos enfocados y facilitará el seguimiento del progreso a lo largo del tiempo.
5. Asigna prioridades a las tareas
Asegúrate de que el trabajo más crucial se aborde primero no solo asignando fechas de vencimiento sino también incluyendo una prioridad. Cuando los equipos se enfrentan a plazos ajustados o cambios inesperados en el presupuesto o los recursos, deben poder comprender y ejecutar rápidamente su próximo paso.
6. Cree y reutilice plantillas personalizadas para estandarizar los flujos de trabajo
Una vez que hayas creado un flujo de trabajo, una gran ventaja es la capacidad de guardar el flujo de trabajo como una plantilla que puede duplicar y modificar para muchos proyectos futuros. También puedes usar plantillas preexistentes para nuevos proyectos para comenzar en minutos.
Tus primeros pasos para crear un flujo de trabajo
Ahora que has tenido la oportunidad de comprender más profundamente el valor de los flujos de trabajo, ¡es hora de comenzar con tus propios planes poderosos o pequeños!
¿Te gustaría saber más o personalizar tus tableros? Contáctanos, nos encantará ayudarte.
Fuente: monday.com